Les responsables des achats cherchent constamment à optimiser leurs processus et accordent de plus en plus d’importance à la gestion des achats de catégorie C. Les équipes sont obligées de saisir manuellement les données de facturation pour les commandes non électroniques dans leur ERP et de comparer les offres pour de nombreuses commandes en texte libre. Les achats sauvages et la création d’une multitude de nouveaux fournisseurs (créditeurs) ne font qu’augmenter la charge administrative qui pèse sur les services des achats, ce qui génère également des frais considérables pour l’entreprise.
La recherche d’une solution efficace pour optimiser les processus d’achats
Le service des achats du Groupe RWE a également été obligé d’alléger considérablement ses processus d’achat. Gérer les commandes de plusieurs milliers de créditeurs est un processus extrêmement chronophage et coûteux, car il est impossible de répondre à la plupart des demandes avec des catalogues électroniques. Le département des achats du groupe a estimé qu’il y avait un réel potentiel d’optimisation et a décidé d’axer sa stratégie sur l’automatisation des processus d’achats et la réduction du nombre de fournisseurs.
Le groupe RWE a commencé à mettre en place une nouvelle solution d’e-procurement il y a plus de dix ans. « Nous cherchions un moyen d’optimiser la gestion des achats de catégorie C afin de maîtriser nos coûts administratifs », explique André Lückert. « C’est en 2008 que nous avons découvert la solution innovante de Unite ».
De la valeur ajoutée pour les achats grâce à un partenariat entre les systèmes
La combinaison d’une place de marché offrant un large assortiment d’articles industriels et de nombreuses fonctionnalités d’e-procurement, avec Unite (ex Mercateo) pour seul et unique interlocuteur, est apparue comme le complément recherché par RWE pour son système SRM existant. Ce partenariat entre les systèmes a permis au fournisseur d’énergie de réduire considérablement le nombre de fournisseurs, rien que pour le segment des achats de catégorie C. Le gain de temps en matière d’approvisionnement constitue un autre avantage, puisqu’il n’est plus nécessaire d’effectuer de longues recherches dans différent sites internet et autres catalogues.
Aujourd’hui, RWE couvre environ 80 % de ses achats de catégorie C grâce à la solution de Unite. Le fournisseur d’énergie est également parvenu à atteindre un autre de ses objectifs stratégiques, puisqu’il a réduit le nombre de ses transactions manuelles. « Aujourd’hui, plus de 40 000 achats indirects sont gérés en ligne grâce à la solution de Unite. La connexion avec notre système SAP permet de transmettre et d’archiver les commandes de manière électronique, ce qui rend le processus d’achats beaucoup plus efficace et transparent », souligne André Lückert.
RWE utilise également la plateforme d’achats pour gérer ses catalogues. Plus d’une centaine de catalogues sont connectés à Unite et consultables exclusivement par les clients de RWE. Ce système permet non seulement au fournisseur d’énergie de rester en contact avec ses fournisseurs habituels, mais aussi de continuer à bénéficier des conditions spéciales des contrats-cadres négociés en amont.
Le groupe RWE n’a donc plus besoin de se consacrer à la gestion de ses catalogues, puisque Unite gère la quasi-totalité des contenus. La recherche multi-catalogues permet de comparer tous les produits, aussi bien ceux des fournisseurs habituels que ceux figurant dans l’assortiment de la plateforme d’approvisionnement. Grâce à Unite, les clients bénéficient désormais d’une interface utilisateur unique, ce qui a considérablement augmenté leur niveau de satisfaction.
