De Britse HMG Home Office: succes implementeren

De ‘Home Office’ van de Britse overheid heeft Mercateo UK Ltd in augustus 2022 aangeduid als leverancier van een digitale B2B-marktplaats om tail spend uitgaven te optimaliseren via het RM6202-kader.

De Home Office van het Verenigd Koninkrijk is een ministerieel departement dat vergelijkbaar is met het ministerie van Binnenlandse Zaken. Het is niet alleen verantwoordelijk voor immigratie, veiligheid en de openbare orde, maar ook voor de politie, brandweer, reddingsdiensten (in Engeland) en de veiligheidsdienst MI5 in Engeland en Wales. Daarnaast staat dit departement ook in voor het regeringsbeleid omtrent veiligheidskwesties, zoals drugs en terrorismebestrijding. Er werken ongeveer 35.000 werknemers.

Sinds begin 2018 werkt het Home Office Commercial Team aan het catalogiseren van aankopen met een lage waarde en hoog volume. Deze aanpak bleek succesvol: 75% van alle transacties vinden plaats via het platform. De resterende 25% van aankopen buiten raamcontracten en vaste catalogi was echter tijdrovend en duur voor de afdeling Finance and Commercial.

Oplossingsgericht

De Home Office besteedde veel tijd en middelen aan aankopen van lage waarde (onder de £ 10.000) die niet in een vaste catalogus beschikbaar waren. Hiervoor moest een oplossing worden gevonden. De tijd en kosten vanaf het aanmaken van leveranciers tot aan de ontvangstbevestiging stonden niet in verhouding met de waarde van dit soort transacties.

Op basis hiervan stelde de Home Office vast dat er behoefte was aan een geïntegreerde digitale marktplaatsoplossing die de tail spend (ad-hoc aankopen van artikelen met lage waarde in lage aantallen) kon stroomlijnen en aankoopprocessen kostenefficiënter kon maken.

De argumenten om de indirecte aankoop van de Home Office te digitaliseren waren als volgt: lagere aankoopkosten, verbeterd uitgavenbeheer, weloverwogen besluitvorming, grotere keuze uit leveranciers en een minimale inspanning om prijzen, artikelen en leveringsopties te vergelijken.

Gebruik van het ‘Tail Spend Solution Framework’ (RM6202)

In januari 2022 lanceerde de Crown Commercial Service (CCS) een ‘Tail Spend Solution Framework’ (RM6202) om het hoofd te bieden aan de long tail in de publieke sector, aangezien de CCS hier een grote leemte had vastgesteld.

Er waren twee leveranciers verbonden aan het framework, die beide grondig geanalyseerd werden. Het Commercial Team heeft onderzocht welke marktplaats de uitgaven buiten vaste raamcontracten en catalogi van het departement het best kon dekken.

Er werd verder gebruikersgebaseerd onderzoek verricht met interne klanten en stakeholders die vaak gebruikmaken van catalogi. Hun feedback over de voorgestelde oplossingen van de twee leveranciers werd verzameld zodat er een weloverwogen beslissing kon worden genomen.

In een survey werd gebruikers het volgende gevraagd: ‘Hoe eenvoudig was het om de catalogus van het platform te gebruiken?’ Reacties waren onder andere ‘gebruiksvriendelijke en efficiënte service’, ‘heel goed, gebruiksvriendelijk, veel meer artikelen kunnen rechtstreeks worden besteld’, ‘goed productaanbod’, ‘fijn om veel concurrerende prijzen van verschillende leveranciers te zien’. 67% van de ondervraagden kon alle artikelen vinden die ze zochten.

Er werd besloten dat Mercateo UK Ltd (deel van Unite Network SE) met het Mercateo Procurement Portal de beste oplossing bood voor de behoeften van de Britse Home Office. In juni 2022 heeft de Home Office vervolgens een contract aan Mercateo toegekend op basis van het RM6202-kader.   

Implementatie en integratie

De Home Office is de eerste afdeling van de centrale overheid die deze oplossing implementeert voor 35.000 gebruikers van verschillende overheidsinstanties. Het Mercateo Procurement Portal is geïmplementeerd als digitale marktplaatsoplossing en geïntegreerd in het interne financiële en aankoopsysteem van de Home Office, Oracle Fusion.

Deze nieuwe oplossing heeft voor fundamentele veranderingen gezorgd wat betreft de aankoop van artikelen met een lage waarde en werd gecommuniceerd via alle beschikbare kanalen van het Britse Ministerie van Binnenlandse zaken. De snelheid waarmee gebruikers de oplossing omarmd hebben, toont duidelijk aan hoe gebruiksvriendelijk deze is.

Alle financiële en commerciële controles blijven van kracht gedurende het hele aankoopproces, terwijl er meer middelen beschikbaar zijn, de algemene controle behouden blijft en er meer gedetailleerde gegevens kunnen worden verzameld voor strategische contractuele beslissingen in de toekomst.

Toegevoegde waarde en best practice