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So geht regelkonforme dezentrale Beschaffung

Eine Beschaffungsspezialistin sitzt vor ihrem Laptop

In kleineren Unternehmen kümmert sich normalerweise ein einziges Team um die Beschaffung. So weit, so gut. Wenn das Unternehmen aber grösser wird und neue Märkte erschliesst, bietet sich ein dezentraler Einkauf an. Wichtig ist dabei, dass geltende Vorschriften im Einkauf dabei nicht unter die Räder geraten. Dezentrale Beschaffung muss im Einklang mit den etablierten Regeln funktionieren. In diesem Beitrag gehen wir auf folgende Fragen ein:

Was ist eine dezentrale Beschaffung?

Für Unternehmen mit weltweiten Standorten reicht ein zentrales Beschaffungsteam früher oder später nicht mehr aus. Bei einer dezentralen Beschaffung können einzelne Geschäftsbereiche ihre eigenen Bestellungen tätigen. Das ist besonders dann praktisch, wenn verschiedene Unternehmensbereiche auf bestimmte Produktkategorien spezialisiert sind. Manche Unternehmen nutzen die Vorteile beider Optionen und ergänzen ihren zentralen Einkauf einfach mit dezentralen Beschaffungselementen. Ein dezentraler Einkauf bringt potenzielle Herausforderungen mit sich, auf die wir im Folgenden eingehen. Wird dezentrale Beschaffung gut organisiert und verwaltet, sodass Fachabteilungen selbstständig einkaufen können, bietet sie den grössten Mehrwert fürs Unternehmen.

Wie unterscheidet sich eine dezentrale von einer zentralen Beschaffung?

Der zentrale Einkauf findet auf der Hauptverwaltungsebene des Unternehmens statt. Damit hat ein Teil des Unternehmens mehr Einsicht und Kontrolle über den Beschaffungsbedarf als der Rest. Jede Bestellung muss von einer zentralen Einkaufsabteilung geprüft und freigegeben werden. In Branchen, in denen die eingekauften Produkte überall auf der Welt ähnlich sind, ist eine zentrale Beschaffung oft der richtige Weg. Auch für bestimmte Produktkategorien, wie z. B. Rohstoffe, ist ein solcher Ansatz durchaus sinnvoll. Letztendlich hängt die Wahl der richtigen Beschaffungsstrategie immer von einigen Faktoren ab. Dazu zählen beispielsweise die Unternehmensgrösse, der Standort, der Sektor, der geplante Wachstumswert und die zu beschaffenden Produktkategorien. Bei Unternehmen mit Standorten überall auf der Welt ist oft ein Hybrid-Beschaffungsmodell die Norm – eine Mischung aus zentraler und dezentraler Beschaffung, auch bekannt als zentral gesteuerte Beschaffung.

Was sind die Vorteile einer dezentralen Beschaffung?

Dezentrale Beschaffungselemente können in die bestehende Beschaffungsstrategie mit eingebaut werden. Ein solcher Hybridansatz bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich. Ein paar davon listen wir Ihnen hier auf:

Der Einkauf bespricht in einem Meeting relevante Entscheidungen

Schnellere Entscheidungswege

Eine dezentrale Beschaffung kann Unternehmen viel Zeit sparen: Der komplizierte Umweg über ein zentrales bürokratisches Verfahren bleibt aus. So entstehen weniger "Bottlenecks". Stattdessen können Entscheidungen eigenständiger getroffen und dringende Anforderungen schneller erfüllt werden.

Lagerpersonal sortiert Pakete

Mehr Auswahl bei den Lieferanten

Ohne Einschränkungen durch den zentralen Einkauf haben Einkäufer mehr Verhandlungsmacht, um sich faire Preise zu sichern und Lieferengpässe zu vermeiden. Sollte das gewünschte Produkt bei einem Lieferanten nicht verfügbar sein, kann man sich problemlos anderweitig umsehen.

Eine Lagermitarbeiterin bestellt Ware über ihren Laptop

Nötiges Spezialwissen

Eine zentrale Einkaufsabteilung kennt sich im Zweifel nicht im Detail mit den exakten Bedürfnissen oder Prioritäten der einzelnen Teams, Fachabteilungen oder Standorte aus. Bei der dezentralen Beschaffung haben diejenigen die Entscheidungsgewalt, die sich mit den Anforderungen an Produkte am besten auskennen – damit sie auch genau das bekommen, was sie brauchen.

Ein Containerschiff transportiert Ware

Schnellere Lieferzeiten

Teams, die für ihre eigene Beschaffung verantwortlich sind, haben die Freiheit, bei regionalen Lieferanten einzukaufen. Dadurch unterstützen sie die Wirtschaft vor Ort und senken das Risiko von Lieferengpässen. Gerade in Zeiten globaler Krisen und langer Lieferzeiten bei internationalem Handel kommt man mit regionalen Lieferanten oft schneller an die benötigten Waren und Dienstleistungen.

Mit welchen Herausforderungen müssen Unternehmen beim Wechsel zu einer dezentralen Beschaffung rechnen?

Dezentrale Beschaffung birgt natürlich eigene Probleme, wie schlechte Abstimmungen oder Verstösse gegen zentral geltende Einkaufsrichtlinien. So gehen Sie damit am besten um:

Eine Beschaffungsspezialistin hält vor ihrem Team einen Vortrag in einem Besprechungsraum

Unklare Zuständigkeiten

Warum ist das ein Problem?

Wenn nicht eindeutig ist, wer wofür zuständig ist, besteht die Gefahr, dass sich einzelne Mitarbeitende nicht für ihr Einkaufsverhalten verantwortlich fühlen oder ihre Verantwortung nicht ernst nehmen. Das kann wiederum zu höheren Ausgaben und unüberlegten Spontankäufen („Maverick Buying“) führen.

Was können Sie dagegen tun?

Mit klaren Richtlinien und Prozessen sorgen Sie dafür, dass Unternehmensvorschriften eingehalten werden. Mit Schulungen und ethischen Leitfäden halten Sie alle Beteiligten regelmässig auf dem Laufenden. Ihre Lieferanten sollten diese Regelungen ebenso kennen und sich darüber im Klaren sein, dass sie bei Nichteinhaltung Gefahr laufen, die Geschäftsbeziehung zu verlieren.

Es hat sich bewährt, nicht einzelnen Mitarbeitenden die Kontrolle über den Beschaffungsprozess zu überlassen, sondern die zentralisierten Prozesse für dezentralisierte Geschäftsbereiche nachzubilden – und zwar mit der nötigen Flexibilität für regionale und kulturelle Unterschiede.

Eine Beschaffungsspezialistin notiert sich auf ihrem Laptop wichtige Informationen zur Beschaffungspolitik in ihrem Unternehmen

Fehlende Compliance bei der Beschaffungspolitik

Warum ist das ein Problem?

Wer nicht alle Fallstricke und wichtige Einkaufsrichtlinien kennt, kann unwissentlich Lieferanten auswählen, die Unternehmensregeln nicht befolgen oder gegen ethische Vorgaben verstossen.

Was können Sie dagegen tun?

Auch hier spielen Schulungen und Wissensaustausch eine wichtige Rolle. Der Einkauf und die Bedarfsanforder*innen im Unternehmen sollten immer im Austausch stehen und sich an leicht verständliche Dos und Don‘ts halten. Dazu gehört zum Beispiel ein klar geregeltes Freigabeverfahren für alle Lieferanten. Über die (Nicht-)Zulässigkeit von Lieferanten sollten weiterhin Einkaufsabteilungen entscheiden.

Eine Beschaffungsexpertin am Schreibtisch

Unzureichende Datenerhebung und Umsetzung

Warum ist das ein Problem?

Der spätere Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens fängt schon bei den strategischen und finanziellen Einkaufsprognosen an. Eine Dezentralisierung ohne ausreichende Leitplanken kann dazu führen, dass der Einkauf irgendwann den Überblick über Kosten und Lieferanten verliert.

Was können Sie dagegen tun?

Mit regelmässigen Check-ins und Audits sorgen Sie dafür, dass Ihre ethischen Vorgaben eingehalten werden. Ausserdem gewährleisten Sie so, dass sich alle Einkäufer im Unternehmen an Ihre unternehmensweiten Richtlinien halten und nur bei Lieferanten bestellen, die Ihre Standards nachweislich erfüllen.

Drei Beschaffungsexpert*innen tauschen sich in einem Besprechungsraum über Lösungen für unethisches Verhalten aus

Unethisches Verhalten

Warum ist das ein Problem?

Wenn in Ihrem Unternehmen nicht nur der Einkauf, sondern auch andere Mitarbeitende (ohne entsprechende Schulung) Bestellungen auslösen, kann es zu unethischen Verhaltensweisen kommen. Das kann ein fälschlicherweise angenommenes Geschenk sein und im schlimmsten Fall sogar bis zu Bestechung und Korruption reichen. Fehler können dabei sowohl auf Einkäufer- als auch auf Lieferantenseite auftreten.

Was können Sie dagegen tun?

Durch Schulungen und Informationsaustausch können Sie das Bewusstsein für solche Fragen schärfen und dafür sorgen, dass Ihre Lieferanten fair behandelt werden. Das hilft auch dem dezentralen Einkauf, langfristige, respektvolle und vertrauensvolle Lieferpartnerschaften aufzubauen und sich bei jeder Kaufentscheidung an den ESG-Zielen Ihres Unternehmens zu orientieren.

Zwei Beschaffungsexpert*innen diskutieren im Büro über Anforderungen

Verpasste Vorteile

Warum ist das ein Problem?

Wenn Ihr gesamtes Beschaffungswesen dezentral und ohne zentrale Überwachung stattfindet, entgehen Ihnen möglicherweise wichtige Mengenrabatte und Skaliermöglichkeiten. Auch bei der Lieferanten- und Vertragsverwaltung kann sich der Arbeitsaufwand unter Umständen verdoppeln.

Was können Sie dagegen tun?

Mit den nötigen Richtlinien und Beschaffungslösungen helfen Sie Ihrem Team, die Kontrolle übers Einkaufsbudget zu behalten. Gleichzeitig verschaffen Sie sich so einen Überblick über Ihre Unternehmensanforderungen, zugelassene Lieferanten und bestehende Verträge.

In der Mitte fängt alles an ...

Genau wie der zentrale Einkauf hat auch der dezentrale Einkauf seine Vor- und Nachteile. Um das Beste aus beiden Methoden herauszuholen, ziehen viele grosse Unternehmen einen zentralisierten Ansatz „aus der Mitte“ vor.

Mit dem Mercateo Procurement Portal von Unite können sich Beschaffungsexpert*innen die nötige Übersicht und Kontrolle verschaffen, um strategische Entscheidungen zu treffen. Gleichzeitig können dezentrale aufgestellte Einkaufsabteilungen damit auf ihre bevorzugten Lieferanten zugreifen und langfristig von ausgehandelten Konditionen profitieren.

Lastwagen von LGI Logistics nebeneinander geparkt

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