Dezentrale Beschaffung – eine Erfolgsgeschichte
So konnte unser Kunde LGI seine Beschaffungsprozesse mit Unite optimieren
Unklare Zuständigkeiten
Warum ist das ein Problem?
Wenn nicht eindeutig ist, wer wofür zuständig ist, besteht die Gefahr, dass sich einzelne Mitarbeitende nicht für ihr Einkaufsverhalten verantwortlich fühlen oder ihre Verantwortung nicht ernst nehmen. Das kann wiederum zu höheren Ausgaben und unüberlegten Spontankäufen („Maverick Buying“) führen.
Was können Sie dagegen tun?
Mit klaren Richtlinien und Prozessen sorgen Sie dafür, dass Unternehmensvorschriften eingehalten werden. Mit Schulungen und ethischen Leitfäden halten Sie alle Beteiligten regelmäßig auf dem Laufenden. Ihre Lieferanten sollten diese Regelungen ebenso kennen und sich darüber im Klaren sein, dass sie bei Nichteinhaltung Gefahr laufen, die Geschäftsbeziehung zu verlieren.
Es hat sich bewährt, nicht einzelnen Mitarbeitenden die Kontrolle über den Beschaffungsprozess zu überlassen, sondern die zentralisierten Prozesse für dezentralisierte Geschäftsbereiche nachzubilden – und zwar mit der nötigen Flexibilität für regionale und kulturelle Unterschiede.
Fehlende Compliance bei der Beschaffungspolitik
Warum ist das ein Problem?
Wer nicht alle Fallstricke und wichtige Einkaufsrichtlinien kennt, kann unwissentlich Lieferanten auswählen, die Unternehmensregeln nicht befolgen oder gegen ethische Vorgaben verstoßen.
Was können Sie dagegen tun?
Auch hier spielen Schulungen und Wissensaustausch eine wichtige Rolle. Der Einkauf und die Bedarfsanforder*innen im Unternehmen sollten immer im Austausch stehen und sich an leicht verständliche Dos und Don‘ts halten. Dazu gehört zum Beispiel ein klar geregeltes Freigabeverfahren für alle Lieferanten. Über die (Nicht-)Zulässigkeit von Lieferanten sollten weiterhin Einkaufsabteilungen entscheiden.
Unzureichende Datenerhebung und Umsetzung
Warum ist das ein Problem?
Der spätere Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens fängt schon bei den strategischen und finanziellen Einkaufsprognosen an. Eine Dezentralisierung ohne ausreichende Leitplanken kann dazu führen, dass der Einkauf irgendwann den Überblick über Kosten und Lieferanten verliert.
Was können Sie dagegen tun?
Mit regelmäßigen Check-ins und Audits sorgen Sie dafür, dass Ihre ethischen Vorgaben eingehalten werden. Außerdem gewährleisten Sie so, dass sich alle Einkäufer im Unternehmen an Ihre unternehmensweiten Richtlinien halten und nur bei Lieferanten bestellen, die Ihre Standards nachweislich erfüllen.
Unethisches Verhalten
Warum ist das ein Problem?
Wenn in Ihrem Unternehmen nicht nur der Einkauf, sondern auch andere Mitarbeitende (ohne entsprechende Schulung) Bestellungen auslösen, kann es zu unethischen Verhaltensweisen kommen. Das kann ein fälschlicherweise angenommenes Geschenk sein und im schlimmsten Fall sogar bis zu Bestechung und Korruption reichen. Fehler können dabei sowohl auf Einkäufer- als auch auf Lieferantenseite auftreten.
Was können Sie dagegen tun?
Durch Schulungen und Informationsaustausch können Sie das Bewusstsein für solche Fragen schärfen und dafür sorgen, dass Ihre Lieferanten fair behandelt werden. Das hilft auch dem dezentralen Einkauf, langfristige, respektvolle und vertrauensvolle Lieferpartnerschaften aufzubauen und sich bei jeder Kaufentscheidung an den ESG-Zielen Ihres Unternehmens zu orientieren.
Verpasste Vorteile
Warum ist das ein Problem?
Wenn Ihr gesamtes Beschaffungswesen dezentral und ohne zentrale Überwachung stattfindet, entgehen Ihnen möglicherweise wichtige Mengenrabatte und Skaliermöglichkeiten. Auch bei der Lieferanten- und Vertragsverwaltung kann sich der Arbeitsaufwand unter Umständen verdoppeln.
Was können Sie dagegen tun?
Mit den nötigen Richtlinien und Beschaffungslösungen helfen Sie Ihrem Team, die Kontrolle übers Einkaufsbudget zu behalten. Gleichzeitig verschaffen Sie sich so einen Überblick über Ihre Unternehmensanforderungen, zugelassene Lieferanten und bestehende Verträge.
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