Compras descentralizadas conforme a las políticas de empresa

Las pymes cuentan, a menudo, con un departamento central que se encarga de efectuar todas las compras de la empresa. Pero hay que tener en cuenta que a medida que una empresa crece y se expande hacia nuevos mercados, resulta más práctico gestionar las compras de forma descentralizada. No obstante, este modelo solo debe implementarse si se puede garantizar que se respetan las políticas internas de la empresa.

Cuestiones destacadas:

¿Qué son las compras descentralizadas?
¿En qué se diferencian de las compras centralizadas?
¿Cuáles son las ventajas de las compras descentralizadas?
¿Cuáles son los retos de las compras descentralizadas y cómo hay que afrontarlos?

¿Qué son las compras descentralizadas?

Cuando una empresa cuenta con sedes repartidas por todo el mundo, es poco viable que un departamento central sea capaz de satisfacer todas las necesidades de compra que surgen a diario. Las compras descentralizadas permiten a cada departamento encargarse de sus compras: se trata de una solución idónea para que cada unidad de negocio se especialice y se centre en la adquisición de los productos que realmente necesita.

Algunas empresas llegan incluso a combinar las compras descentralizadas con las compras centralizadas para sacar el máximo partido a sus procesos. Cabe recordar que las compras descentralizadas presentan algunos retos de los que hablaremos a continuación. Aunque, si el modelo se gestiona bien y se concede autonomía a los distintos departamentos, las ventajas para la empresa son innumerables.

Varios camiones con el logotipo de LGI están aparcados en el exterior de un almacén de la empresa

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¿En qué se diferencian de las compras centralizadas?

Las compras centralizadas se gestionan y se efectúan desde la sede central, lo que da a una parte de la empresa mayor visibilidad y control sobre las necesidades de compra de toda la organización. Con este modelo, cualquier solicitud de pedido debe someterse la aprobación de un departamento central. En los sectores en los que los productos necesarios son similares en todo el mundo, las compras centralizadas son una buena alternativa. Sucede lo mismo con algunas categorías de productos, como las materias primas.

Para decidir cuál es la mejor opción para tu organización hay que valorar distintos factores, como el tamaño de la empresa, dónde se ubica y el ritmo de crecimiento previsto. Otro factor relevante es el sector en el que se desempeña tu empresa y las categorías de productos que adquieres. Cuando las empresas tienen sedes en distintos países, es habitual que opten por un modelo híbrido que combina las compras centralizadas y descentralizadas.

¿Cuáles son las ventajas de las compras descentralizadas?

Incorporar las compras descentralizadas a un modelo híbrido tiene una serie importante de ventajas. Veamos algunos ejemplos:

Varios expertos hablan sobre la estrategia de compras descentralizadas en una sala de reuniones

Mayor rapidez y agilidad en la toma de decisiones

Sin necesidad de pasar por un proceso de aprobación centralizado, las compras descentralizadas agilizan y facilitan la toma decisiones sobre una solicitud de compra y cubren las demandas más urgentes a tiempo.

Varios empleados mueven y colocan paquetes en un almacén

Mayor número de proveedores

Sin las limitaciones de un modelo de compras centralizadas, los compradores tienen mayor poder de negociación para acordar mejores precios y evitar interrupciones en la cadena de suministro. Además, si un proveedor no tiene el producto solicitado, tienes la posibilidad de adquirirlo a través de otro proveedor.

Una operaria del almacén controla los niveles de stock desde su portátil

Conocimiento detallado de los proveedores

Es poco probable que un departamento central de una gran empresa conozca las necesidades específicas de cada empleado, área de negocio o sede. Las compras descentralizadas otorgan el poder a las personas que mejor saben lo que necesitan y cómo conseguirlo.

Un barco de carga surca el océano cargado de contenedores de transporte de mercancías

Mayor rapidez en la tramitación y entrega de pedidos

Cada departamento puede gestionar sus compras, comprando a proveedores locales, apoyando la economía de su región y minimizando el riesgo de escasez de suministros en tiempos de crisis. Además, los productos y servicios requeridos llegan más rápido para que puedan utilizarse de inmediato.

¿Cuáles son los retos de las compras descentralizadas y cómo afrontarlos?

Aunque este modelo de compra tiene numerosos aspectos positivos, existen algunos retos derivados de una posible mala gestión que no cumpla con las políticas de empresa. A continuación, analizamos estos retos y cómo afrontarlos.

Varios expertos en Compras analizan su estrategia de compras descentralizadas en una sala de reuniones

Falta de transparencia

¿Cuál es el reto?

Cuando en una empresa hay muchos compradores que actúan con total libertad y poca supervisión, se corre el riesgo de que los gastos y las compras aleatorias (o maverick buying) aumenten.

¿Cómo afrontarlo?

Implementa políticas claras en tu estructura organizativa para fomentar el cumplimiento de los procesos, fija las pautas para garantizar una buena ética empresarial y organiza sesiones de formación periódicas para mantener al día a toda la plantilla. Los proveedores también deben cumplir estas normas y ser excluidos si no las cumplen.
En lugar de dejar que cada empleado establezca su propio proceso de compra, traslada tus procesos centralizados a los departamentos descentralizadas, teniendo en cuenta las diferencias regionales y culturales.

Una experta en Compras redacta las directrices de la política de empresa

Incumplimiento de las políticas internas de Compras

¿Cuál es el reto?

Si no tienes experiencia en el área de Compras ni conoces sus políticas, corres el riesgo de escoger proveedores que no cumplen las normas de tu empresa.

¿Cómo afrontarlo?

En este caso, la formación y el intercambio de conocimientos son fundamentales. Tantos los empleados de Compras como del resto de departamentos deben colaborar estrechamente y disponer de unas directrices claras sobre lo que se debe y no se debe hacer. Por ejemplo, contar con un proceso de aprobación uniforme para todos los proveedores y asegurarse de que el departamento de Compras esté siempre al corriente de la lista de proveedores homologados.

Una profesional del sector de Compras revisa con detenimiento unos datos en su portátil

Mala ejecución de la estrategia y la recogida de datos

¿Cuál es el reto?

Una buena planificación estratégica y financiera de compras es crucial para el éxito empresarial. Un modelo descentralizado que no disponga de las guías necesarias puede dificultar el control del gasto y de los proveedores.

¿Cómo afrontarlo?

El seguimiento y los controles periódicos te aportan la información necesaria para garantizar una conducta ética y el cumplimiento de las políticas de empresa, incluida la compra a proveedores homologados, por parte de toda la plantilla.

Tres profesionales de Compras charlan sobre el cumplimiento de las políticas de empresa

Conducta poco ética

¿Cuál es el reto?

Si en tu empresa hay empleados que realizan compras pero no tienen formación específica en ello se pueden producir comportamientos poco éticos tanto por parte del comprador como del proveedor. Por ejemplo, aceptar regalos de alto valor o incluso caer en el soborno o la corrupción.

¿Cómo afrontarlo?

Mediante la formación y el intercambio de conocimientos es posible mejorar la concienciación y la comprensión de este tema para garantizar un trato justo a los proveedores. De esta forma también se logra que los compradores de departamentos descentralizados cumplan con las políticas en materia de RSC y establezcan alianzas estratégicas a largo plazo con proveedores, basadas en el respeto y la confianza.

Dos profesionales de Compras revisan los datos de unos proveedores y controlan el gasto

Ventajas desaprovechadas

¿Cuál es el reto?

Si tus compras siguen un modelo completamente descentralizado, que carece de supervisión central, es imposible controlar el gasto de toda la empresa ni aprovechar las ventajas de la escalabilidad. Esto supone, además, duplicar el trabajo de gestión de proveedores y contratos.

¿Cómo afrontarlo?

Es recomendable contar con políticas y soluciones de compras que ayuden a tu departamento central a mantener el control del presupuesto general, a conocer las necesidades más genéricas y a hacer un seguimiento de los proveedores homologados y de los contratos existentes.

Elige un término medio

Tanto las compras centralizadas como las descentralizadas tienen ventajas e inconvenientes. Por ese motivo, la mayoría de grandes empresas optan por un modelo híbrido, con supervisión central, que les permite sacar el máximo partido a sus procesos.

Las soluciones de Unite ofrecen el control que necesitan los profesionales de Compras y permiten a los departamentos descentralizados comprar con autonomía, acceder a sus proveedores preferidos y consolidar las relaciones comerciales para aprovechar las condiciones y precios negociados.

Gestionar las compras descentralizadas conforme a las políticas de empresa

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