Beschaffung im Gesundheitswesen

In diesem Beitrag sprechen wir über die Herausforderungen der Gesundheitsbranche und wie kluge Beschaffungslösungen Einkaufsverantwortliche entlasten können.

Regulierung aus gutem Grund

Im Gesundheitswesen spielen Vorschriften eine enorm wichtige Rolle, um die Sicherheit von Patient*innen zu gewährleisten und die allgemeine Gesundheit unserer Gesellschaft zu verbessern. Unternehmerische Ziele wie Effizienz, Wertschöpfung, Innovation und Nachhaltigkeit in der Lieferkette müssen mit rechtlichen Rahmenbedingungen übereinstimmen.

Angesichts dieser Herausforderung hat die Europäische Union aktualisierte Verordnungen für den Gesundheitsbereich eingeführt. Medizinische Produkte und Geräte begegnen uns im Alltag immer wieder – vom einfachen Wundpflaster bis hin zu komplexen In-vitro-Diagnostika. Um zu gewährleisten, dass solche Produkte sicher und immer auf dem neuesten Stand der Technik sind, legen die neuen EU-Vorschriften schärfere Sicherheits- und Wirksamkeitskontrollen fest. Gleichzeitig fördern sie mehr Innovation und Wettbewerbsfähigkeit.

Eine kluge Beschaffungsstrategie kann dem Sektor ein einigen Punkten zugutekommen. Sehen wir uns dazu die Herausforderungen im Gesundheitswesen einmal genauer an:

Eine Ärztin nutzt AR (Augmented Reality) in einem Krankenhaus — Neue EU-Vorschriften sorgen für mehr Sicherheit und eine verbesserte Wirksamkeit von Medizinprodukten und fördern gleichzeitig mehr Innovation und Wettbewerbsfähigkeit im medizinischen Sektor.

Welche anderen Herausforderungen beschäftigen den Einkauf das Gesundheitswesen?

Der Gesundheitssektor steht vor einigen Herausforderungen – von der weltweiten Materialknappheit über Fachkräftemangel bis hin zum Digitalisierungsauftrag. Sehen wir uns diese einmal genauer an:

Anhaltender Investitionsmangel

Europaweit bestimmt die Politik über gesundheitsrelevante Ausgaben. Dadurch sind Versicherungsschutz, Leistungsumfang und Kostenbeteiligung von Land zu Land unterschiedlich. Im Jahr 2020 wurde im Durchschnitt 10,9 Prozent des britischen BIP für gesundheitliche Leistungen ausgegeben. In Deutschland lag dieser Anteil mit 12,8 Prozent höher und in Luxemburg mit 5,8 Prozent deutlich niedriger. Der anhaltende Investitionsmangel, insbesondere an öffentlichen Krankenhäusern, zeigt den dringenden Bedarf an mehr Effizienz und einem einfacheren Zugang zu kostengünstigen Beschaffungsplattformen.

Digitalisierung im Gesundheitswesen vorantreiben

In manchen Bereichen des Gesundheitssektors sind digitale Lösungen bereits etabliert. Es gibt zum Beispiel virtuelle Arzttermine oder Hightech-Roboter bei chirurgischen Eingriffen. Auch Technologien wie Cloud Computing, KI und Datenanalysen zur Effizienzsteigerung und Ausgabenkontrolle werden von vielen Kliniken und Einrichtungen genutzt. Doch in den Bereichen Datenschutz, Technologieeinführung und Change Management gibt es noch Handlungsbedarf.

Hohes Innovationstempo

Der wissenschaftliche Fortschritt führt zu einem raschen Wandel bei Gesundheitsprodukten - von der Entwicklung von Impfstoffen und digitaler Medizin bis hin zu personalisierter Medizin und neuer Hardware. Die Art, wie Krankheiten diagnostiziert und behandelt werden, ändert sich. Im Windschatten dessen kommen Fragen auf, was die Kosten, Auswirkungen und Regulierung betreffen. Wie die EU-Vorschriften zur Sicherheit von Medizinprodukten zeigen, ist es wichtig, Kriterien zur Innovationsförderung festzulegen. In den EU-Verordnungen ist ein neues System zur Identifizierung von Geräten vorgesehen, um die Innovation in diesem Sektor zu fördern. Dadurch werden EU-weit Datensätze zugänglich gemacht, um weitere Forschungsprojekte zu unterstützen.

Demografischer Wandel

Eine alternde Bevölkerung erhöht den Druck aufs Gesundheitssystem immer weiter. Doch was ist mit den Menschen, die darin arbeiten? In den meisten europäischen Ländern herrscht akuter Fachkräftemangel im medizinischen Bereich – eine Situation, die sich seit der Pandemie verschärft hat. Das bedeutet eine zunehmende Belastung – nicht nur für Gesundheitsfachkräfte wie Ärztinnen, Krankenschwestern und Krankenpflegerinnen, sondern fürs gesamte Gesundheitssystem in allen Bereichen.
Auch bei der Beschaffung mangelt es an qualifiziertem Personal. Das verursacht Stress, Verzögerungen und steht einem effizienten, strategischen Ansatz im Weg. Um die Situation in den Griff zu bekommen, muss sich die Art der Arbeit im Sektor verändern, zum Beispiel durch Automatisierung, neue Rollenzuteilungen und nach Möglichkeit flexible Arbeitszeiten.

Widerstandsfähige Lieferketten

Die Covid-19-Pandemie hat die Anfälligkeit und Komplexität der öffentlichen Gesundheitssysteme verdeutlicht, vor allem im Fall von Versorgungsengpässen. Gerade der Mangel an persönlicher Schutzausrüstung (PSA) war ein vielbesprochenes Thema. Gesundheitseinrichtungen versuchten damals händeringend, die nötigen Materialien zu beschaffen - auch an den etablierten Beschaffungswegen vorbei. Die Folge: ungeprüfte Lieferanten landeten im Portfolio und die Abweichungen von Beschaffungsprozessen verursachten deutlich höhere Kosten.
Aber auch nach der Pandemie herrschen noch Materialengpässe im Gesundheitssystem. Umstände wie steigende Inflation, logistische Versorgungslücken, geopolitisch bedingter Rohstoffmangel und Umweltereignisse können dazu beitragen, dass Gesundheitseinrichtungen sehr schwer an ihre Lieferungen kommen – sowohl für den regulären Betrieb als auch für die Notfallplanung.

Gesundheitswesen dekarbonisieren

Vergleichsweise viele Produkte im Gesundheitswesen sind Einmal-Produkte. Sie dürfen aufgrund hygienischer und rechtlicher Vorschriften nicht mehrfach oder lange verwendet werden. Außerdem sind eine Rund-um-die Uhr-Betreuung, der Einsatz von Klimaanlagen und Kühlgeräten sowie medizinische Spezialausrüstungen für einen großen Teil der gesamten CO2-Emissionen verantwortlich – ganze 4,4 Prozent. Das sind mehr als im Luft- oder Schiffsverkehr. Und ganze 70 Prozent dieser Emissionen werden innerhalb der Lieferkette verursacht.
Ein nachhaltigerer Ansatz bietet eine Chance, umweltfreundlichere Produkte zu entwickeln, die den hohen hygienischen und funktionalen Standards der Branche entsprechen. Dabei spielt die Zusammenarbeit zwischen Nutzenden und Anbietern eine enorm wichtige Rolle. Außerdem muss ein zuverlässiges Angebot an nachhaltigen und klar gekennzeichneten Alternativen geschaffen werden.

Wie trägt die Beschaffung aus strategischer Sicht zur Bewältigung dieser Herausforderungen bei?

Die richtige Beschaffungsstrategie kann Unternehmen im Gesundheitswesen dabei unterstützen, mit ihren vielseitigen Herausforderungen umzugehen. Sie hat sogar das Potenzial, medizinische Innovationen zu fördern. Ein strategischer Ansatz ist dafür der erste Schritt. Wie kann er helfen?

Adäquate Behandlung und Pflege von Patienten kann nur mit guten Materialien funktionieren. Gesundheitseinrichtungen brauchen die richtigen Produkte, um hochwertige Versorgung leisten zu können. Je nach Einrichtung gehört dazu alles, was sowohl direkt mit der Patientenversorgung zusammenhängt als auch das, was abseits davon fürs Tagesgeschäft benötigt wird (wie Büromaterial und IT-Dienste). Das muss in der Strategie mitgedacht werden.

Medizinische Fachkräfte analysieren einen MRT-Scan — Viele Bereiche des Gesundheitswesens nutzen bereits die neuesten Technologien, um Patient*innen die bestmögliche Behandlung bieten zu können – doch beim Thema Organisation besteht noch Verbesserungspotenzial.

Eine durchdachte Beschaffungsstrategie kann dazu beitragen, dass Prozesse effizienter ablaufen, Verzögerungen vermieden und Qualitätsstandards eingehalten werden. Außerdem können dadurch Budgets und andere Ressourcen besser genutzt und Zeit und Mühe eingespart werden, sodass sich die Mitarbeitenden auf strategische Aufgaben konzentrieren können. Eine Beschaffungsstrategie ist zukunftsfähig, langfristig ausgelegt und hilft, Risiken zu minimieren.

Wie können die Lieferketten im Gesundheitswesen widerstandsfähiger gestaltet werden?

Den Grundstein legt eine klar definierte Beschaffungsstrategie. Zwar können nicht alle Einflüsse auf die Lieferkette verhindert werden, wie zum Beispiel unvorhersehbare geopolitische Ereignisse. Doch feste Prozesse helfen dabei, Risiken zu minimieren und sich so gut wie möglich auf instabile Verhältnisse vorzubereiten. Eine ganzheitliche Strategie mit mehreren Lieferanten kann einer etwaigen Produktknappheit entgegenwirken.

Beispielsweise bei der Beschaffung von Medizinprodukten sollte die Lieferkette folgendermaßen angepasst werden:

Analyse der aktuellen Lieferkette, um einzelne Vorgänge nachzuvollziehen und Verbesserungspotenziale zu erkennen.
Strategische Planung zum Umgang mit Störungen und anderen Einflüssen. Dazu gehört auch eine Bestandsverwaltung und Festlegung von Notfallmaßnahmen.
Planung der Lieferkette, um zu verstehen, wie sich äußere Einflüsse und andere Änderungen darauf auswirken können.
Investition in Transparenz- und Analysetools zur Datenerhebung.
Nutzung von automatisierten Lieferkettenmanagement-Systemen, um Beschaffungsprozesse zu optimieren.

Die Bedeutung eines strategischen Beschaffungsprozesses ist nicht zu unterschätzen. Wenn Einkaufsexpert*innen bei der Beschaffung bewusst vorgehen und die übergeordneten Ziele ihrer Einrichtung dabei im Auge behalten, können sie großen Mehrwert schaffen. Solche Entscheidungen können finanziell auswirken, Betriebsabläufe, die Pflege und vieles mehr beeinflussen.

Zu einer guten Beschaffungsstrategie gehören Faktoren wie Lieferanten-Risikomanagement, Prozessoptimierung entlang der Lieferkette, Transparenzbereitschaft aufseiten der Lieferanten, Engagement für Innovation und Verbesserung sowie der jeweiligen Beschaffungsrichtlinien und vertraglichen Verpflichtungen.

Auf die Bedeutung von Transparenz haben wir bereits hingewiesen. Mehr Sichtbarkeit, sowohl intern als auch extern, gibt Ihnen eine bessere Vorstellung von potenziellen Verzögerungen und Ausfällen in Ihrer Lieferkette und eine bessere Kontrolle über Ihren Lagerbestand. Intern könnten beispielsweise RFID2-Scans von kritischen Waren und der Datenabgleich an verschiedenen Standorten dabei helfen, Lagerbestände besser nachzuvollziehen.

Eine Ärztin holt wichtige Materialien aus einem Lagerraum — Für das Gesundheitswesen ist es zwingend erforderlich, wichtige Arzneimittel und Verbrauchsmaterialien vorrätig zu haben.

Mit entsprechenden Analysetools verschaffen Sie sich den nötigen Überblick, um beschaffungsrelevante Entscheidungen zu treffen. Ebenso kann ein Überblick über die Lagerbestände Ihrer Lieferanten und die Dauer etwaiger Lieferkettenausfälle dazu beitragen, dass Sie Ihre Einrichtung besser vor Engpässen schützen können.

Dieses Maß an Effizienz und Transparenz erfordert den Einsatz von digitalen Beschaffungslösungen. Damit kann der Einkauf fundierte Entscheidungen treffen, die zu Ihrer Unternehmensstrategie passen.

Viele Organisationen im Gesundheitswesen beschaffen hochwertige Einwegartikel und medizinische Geräte über Einkaufsgemeinschaften. Doch mithilfe der richtigen Beschaffungssoftware liegt die Kontrolle wieder ganz bei Ihnen. Damit können Sie u. a. Prozesse automatisieren, was den Einkauf bei geprüften Lieferanten erheblich erleichtert und gleichzeitig Kosten spart.

Mit Unite können Sie zum Beispiel Lieferanten nach Preis oder Lieferzeit filtern, oder auch nur die Produkte auswählen, die Ihren Nachhaltigkeitskriterien entsprechen. Außerdem bietet Unite datenbasierte Einblicke und praktische Übersichten, die große Gesundheitseinrichtungen brauchen, um Beschaffungstrends zu verstehen und ihre Strategie entsprechend anpassen zu können.

Die richtige Beschaffungsstrategie, wenn‘s darauf ankommt

Als extrem regulierter Sektor steht das Gesundheitswesen angesichts der heutigen Herausforderungen besonders unter Druck – vom demografischen Wandel über steigende Innovationskosten bis hin zum Fachkräftemangel. Um Risiken minimieren und weiterhin eine gute Patientenversorgung gewährleisten zu können, sind ein strategischer Ansatz und datengestützte Erkenntnisse im Gesundheitswesen unverzichtbar.

Eine strategische Beschaffung kann Ihnen dabei helfen, sich besser auf potenzielle Störungen vorzubereiten und mithilfe neuer Technologien effizienter und widerstandsfähiger zu werden sowie Kosten einzusparen.