Frau Schmidt, dynamische Märkte, Vorgaben des Vergaberechts, nachhaltige Beschaffung – der öffentliche Einkauf ist mit vielen Herausforderungen konfrontiert. Wie erleben Sie derzeit die Situation in diesem Sektor?
Wir beobachten, dass gerade im Einkauf der öffentlichen Hand die verwaltungsweite, flächendeckende Transparenz und Steuerungsmöglichkeit elementar ist, will man robust, schnell und vergabekonform die Bedarfe einer Verwaltung umfassend bedienen. Ohne digitale Einkaufsprozesse, die die vor- und nachgelagerten Themen, wie eAusschreibung und eVergabe, oder eAbrechnung berücksichtigen, ist ein positiver Wandel nicht möglich. Hinzu kommen knappe Personalressourcen. Ob es sich hierbei um die Bedarfe der Administration, Schule, Kindergärten und Kindertagesstätten, Schule, Feuerwehr, oder Stadtgärtnerei handelt, digitale Verfahren und Daten stehen im Vordergrund eines Lösungsansatzes. Diese Erkenntnis ist in den Fokus von Einkaufsabteilungen in Verwaltungen gerückt. Das Potential und die Dringlichkeit wurden erkannt.
Welche Probleme ergeben sich konkret in der täglichen Beschaffung, gerade bei den sogenannten indirekten Bedarfen?
Mit Einführung des elektronischen Einkaufes gelingt es unseren Kunden relativ rasch spezifische Rahmenverträge zu entwickeln, auszuschreiben und unter Berücksichtigung von buchhalterischen und steuerungstechnischen Elementen über ein Einkaufsportal ihren Bestellern zur Verfügung zu stellen. Die Herausforderung liegt in der dezentralen Ressourcenverwaltung, die Bestellungen jenseits vorhandener oder nicht vorhandener Rahmenverträge ermöglicht. Transparenz: Fehlanzeige! Ein „Wildwuchs“ an Marktplätzen macht die Sache für den Einkauf einer Verwaltung nicht einfacher.
Wie können Sie mit ihren Partnern die Kunden bei der Problemlösung unterstützen?
TEK-Kunden schätzen unsere webbasierende Dienstleistung unter Aspekten der Transparenz und Steuerungsmöglichkeit, wünschten sich aber eine Erweiterung unserer Einkaufslösung, die neben den bereits vorhandenen, ausgeschriebenen Rahmenverträgen auch die Einbindung eines Marktplatzes ermöglichte. Ziel: den „Marktplatzwildwuchs“ auf einen EU Marktplatz (DSGVO) einzugrenzen, Marktplatzbestellungen über das Einkaufsportal zu steuern, um Daten statistisch auswerten zu können. Diese Lösung haben wir, gemeinsam mit dem Marktplatz Mercateo von Unite für unseren Kunden realisiert, getestet und auf weitere TEK-Kunden ausgerollt.
Unite ist mit seinem Marktplatz Mercateo an Ihr Einkaufsportal angebunden und erweitert damit das Sortiment zusätzlich zu bestehenden Rahmenverträgen. Welche Rolle spielt aus Ihrer Sicht eine Sortimentsvielfalt für die Beschaffung?
Im Ergebnis lassen sich für unsere Kunden auf diese Weise neue Kernsortimente kennenlernen, entwickeln und in einem weiten Schritt ausschreiben. Gleichzeitig werden Besteller und Bestellerinnen auch über bestehende Rahmenverträge hinaus im zentralen Einkaufsportal „fündig“. Marktplatzbestellungen lassen sich steuern und bleiben damit wertvolle Ergänzung zu bestehenden, ausgeschriebenen Rahmenverträgen, die im vergaberechtlichen Kontext im Vordergrund stehen. Diese Lösung hat sich bereits in der Pilotphase bewährt und hebt insbesondere auch die Zufriedenheit der Besteller.
Können Sie ein erfolgreiches Praxisbeispiel aus der öffentlichen Verwaltung beschreiben?
Eines dieser Projekte durften wir mit der Polizei Berlin realisieren. Im Jahr 2019 haben wir uns mit sehr engagierten Partnern auf Kundenseite auf den Weg gemacht: weg von der Bestellung per E-Mail und PDF-Dokument hin zur elektronischen Bestellabwicklung über ein E-Procurement-System. Über das „eWarenhaus Berlin“ werden heute 45 Kataloge, basierend auf Rahmenverträgen, gesteuert; Tendenz steigend. Gleichzeitig wurde das „eWarenhaus Berlin“ an das Haushalts- und Kassensystem der Polizei Berlin angebunden. Das war anspruchsvoll, aber der Aufwand hat sich gelohnt. „Die Lösung hat sich bewährt, sie ist ertüchtigt und erfreut sich steigender Beliebtheit“, so der Projektmanager Achim Florin von der Polizei Berlin.
