Fünf Mythen über digitale Plattformen im öffentlichen Einkauf

Im öffentlichen Sektor ist der Einsatz digitaler Plattformen zwar auf dem Vormarsch, an vielen Stellen bestehen jedoch Unsicherheiten im Umgang mit diesen. Siegfried Hakelberg, Director Consulting bei der Beschaffungsplattform Unite, adressiert in diesem Beitrag die fünf größten Mythen über digitale Plattformen und zeigt auf, wie Plattformen den öffentlichen Einkauf bei der Abwicklung von Direktaufträgen unterstützen können.

Mythos #1: Eine digitale Plattform ist nicht vergaberechtskonform

Bei öffentlichen Auftraggebern gibt es immer wieder Zweifel und Unsicherheiten in Bezug auf das Vergaberecht, was die Beschaffung über digitale Plattformen betrifft. Grundsätzlich ist die Abwicklung von Direktaufträgen je nach Bundesland, Land, Kommune und Behörde unterschiedlich und bewegt sich im Rahmen einer Obergrenze von 1.000 bis teilweise 10.000 Euro. In diesem Rahmen ist eine Beschaffung nach § 14 UVgO ohne Ausschreibung möglich.

Für eine prozessarme und transparente Abwicklung eigenen sich digitale Plattformen ganz besonders. In Gesprächen mit öffentlichen Auftraggebern begegnen wir jedoch immer wieder vergaberechtlichen Unsicherheiten. Vielen ist die Formulierung dort zu ungenau. Hier plädieren wir für eine Klarstellung im Zuge des vom Bundeswirtschaftsministerium angestoßenen Vergabetransformationspaketes. Oft können Zweifel jedoch bereits im offenen Dialog ausgeräumt werden.

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Mythos #2: Webshops reichen aus, um digital zu beschaffen

In verschiedenen Webshops zu bestellen, bedeutet nicht, digital zu beschaffen. Um die digitale Transformation in der öffentlichen Beschaffung voranzutreiben, braucht es eine digitale Komplettlösung, die Ende-zu-Ende funktioniert. Hier ist eine elektronische Plattform sinnvoll, da sie für den Direktauftrag den kompletten Beschaffungsprozess von der Produktsuche bis zur Rechnung digital und einheitlich abwickelt. Öffentliche Auftraggeber müssen so nicht mehr aufwendig Angebote in verschiedenen Webshops vergleichen.

Die öffentliche Beschaffung hat generell oftmals noch mit manuellen, aufwendigen Bestellwegen zu tun. Ein digitaler, möglichst medienbruchfreier Prozess ist daher zentral, um die Beschaffung zu optimieren. Außerdem ist dabei zu beachten, dass sich die Plattform an die Infrastruktur der öffentlichen Institution anpassen lässt, etwa durch die Integration via Schnittstelle oder eben die Nutzung als Weblösung.

Mythos #3: Bei einer digitalen Plattform ist der Wettbewerb nicht sichergestellt

Um das zentrale Ziel der öffentlichen Beschaffung, die Wirtschaftlichkeit, sicherzustellen, muss ausreichend Wettbewerb auf der Plattform stattfinden. Eine berechtigte Sorge im öffentlichen Sektor könnte daher sein, nicht in ausreichender Weise auf wechselnde Anbieter zugreifen zu können. Es gibt auf den meisten Marktplätzen mehrere Millionen Artikel und somit stets mehrere Anbieter pro Produkt.

Weitere Einkaufsfunktionen, wie Filter und die katalogübergreifende Suche, ermöglichen den in der öffentlichen Beschaffung geforderten Lieferanten-, Produkt- und Preisvergleich. Gerade für die öffentliche Verwaltung, die mit Personalmangel zu tun hat, ergeben sich hier erhebliche Einsparungen von Personalaufwand und Prozesskosten.

In Gesprächen mit öffentlichen Auftraggebern begegnen wir […] immer wieder vergaberechtlichen Unsicherheiten. Oft können Zweifel jedoch bereits im offenen Dialog ausgeräumt werden.

Siegfried Hakelberg, Director Consulting, Unite

Mythos #4: Digitale Plattformen bilden den Wettbewerb nicht fair ab

Digitale Plattformen werden oft dafür kritisiert, dass sie Produkt-Platzierungen durch Werbeeinnahmen beeinflussen. Dies mag bei einigen Anbietern der Fall sein. Es gibt jedoch auch Anbieter, bei denen das Werbebudget keinen Einfluss auf die Platzierung hat und allein der Kunde die Suchergebnis- und Produkt-Platzierung bestimmt. Wenn man einen fairen und transparenten Wettbewerb auf der Plattform fördern möchte, sollte man bei der Auswahl darauf achten, dass der Marktplatz nicht in Konkurrenz zu Anbietern mit eigenen Produkten tritt. Zudem lohnt ein Blick auf das Unternehmen, das die Plattform betreibt und die Werte, die es vertritt.

Ein Zeichen für unternehmerische Verantwortung ist bspw. das Fair-Tax-Siegel. Dieses Siegel zertifiziert verantwortungsvolles Steuerverhalten und kann als Entscheidungskriterium für eine Plattform herangezogen werden.

Mythos #5: Digitale Plattformen helfen nicht bei Nachhaltigkeitszielen

Nachhaltigkeit ist nicht nur ein zentrales gesellschaftliches Ziel. Überlegungen in Bezug auf Nachhaltigkeit haben es längst auch auf die Agenda der öffentlichen Beschaffung geschafft. Doch können digitale Plattformen in diesem Bereich überhaupt unterstützen? Die klare Antwort lautet: ja! Hier helfen vor allem Filter, die es ermöglichen nach international anerkannten Nachhaltigkeitszertifikaten, wie dem Blauen Engel, zu suchen. Diese Funktion schafft Transparenz, welche Artikel nachhaltig sind, und erleichtert es, diese schnell finden zu können.

Beim Thema Nachhaltigkeit müssen neben umweltbezogenen Aspekten auch soziale und die Unternehmensführung betreffende Kriterien einbezogen werden. Dies kann z. B. umgesetzt werden, indem mittelständische Unternehmen gezielt gefördert werden.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Unite und Mercateo beim Direktauftrag unterstützen können, schauen Sie sich unsere Webinar-Aufzeichnung „Einkaufsoptimierung für öffentliche Auftraggeber“ an.