Vous cherchez à optimiser vos processus d’achat ? Avant toute chose, vous devez comprendre comment fonctionne un processus d’achat dans sa globalité. Une fois que vous aurez intégré ces notions, vous pourrez identifier les pistes à suivre afin de gagner du temps, de faire des économies et de renforcer la durabilité de votre chaîne d’approvisionnement.
Cet article vous explique en quoi consiste un processus d’achats classique et quelles sont les quatre grandes étapes à suivre afin d’améliorer l’efficacité de vos processus.
Qu’est-ce qu’un processus d’achat ?
Le processus d’achat désigne l’ensemble des étapes qu’une entreprise ou une organisation est tenue de suivre afin d’acquérir les biens et les services nécessaires à son bon fonctionnement.
Ce processus est également connu sous le nom de Procure-to-Pay ou Purchase-to-Pay (P2P). Dans les deux cas, cette approche consiste à rechercher des produits ou des services pour ensuite effectuer le paiement auprès du fournisseur. Il existe également un autre processus appelé Source-to-Pay (S2P) qui consiste dans un premier temps à sélectionner des fournisseurs de manière stratégique avant de négocier les contrats.
Gérer les coûts de processus liés aux achats
Chaque étape de votre procédure d’approvisionnement, de la demande au paiement final, est longue et coûteuse. Découvrez comment optimiser vos processus d’achats tout en faisant des économies.
1. Analyse de la demande
L'analyse de la demande vous permet de mieux connaître le marché et les besoins de vos clients afin d’avoir une meilleure idée des produits ou des services qu’ils recherchent que ce soit aujourd’hui ou dans un avenir proche. Cette démarche consiste à étudier le comportement des clients, leurs habitudes d’achat ainsi que les tendances du marché. L’analyse de ces données vous permet ensuite d’anticiper les demandes à venir ainsi que d’évaluer la capacité de votre entreprise à y répondre.
Comment l’optimiser ?
Une analyse régulière et rigoureuse permet d’anticiper plus rapidement l’évolution des demandes des clients. Elle vous permet également de rester au fait des innovations et d’adapter votre stratégie d’approvisionnement en conséquence, ou encore d’identifier une éventuelle rupture de la chaîne d’approvisionnement en amont. Par ailleurs, vous disposez de meilleurs arguments pour négocier et évitez ainsi les dépenses inutiles.
Nos conseils
-
Restez informés : exploitez les données des rapports commerciaux, les avis clients, les informations sur les fournisseurs et les études de marché.
-
Restez à l’affût des évolutions du marché : les fusions, les cessions et les acquisitions, ainsi que les nouvelles réglementations peuvent avoir un impact sur votre chaîne d’approvisionnement, notamment en ce qui concerne les prix et les tarifs.
-
Faites de la prospection commerciale : utilisez les données disponibles pour trouver des fournisseurs capables de répondre à vos besoins et avec lesquels vous pourrez échanger sur les exigences du marché. Vous pourrez ainsi négocier des prix avantageux et des conditions intéressantes.
-
Échangez avec toutes les parties prenantes : communiquez auprès de vos collaborateurs sur les changements en cours, les résultats obtenus et leur impact sur l’entreprise.
2. Sélection des fournisseurs
Cette étape consiste à choisir les fournisseurs avec lesquels vous allez travailler. Il s’agit à ce stade d’identifier les besoins de votre entreprise, de dresser la liste des fournisseurs potentiels, de prendre connaissance de leurs critères (ex. engagement en matière de développement durable), de les rencontrer, de négocier les contrats et d’établir des relations commerciales.
Comment l’optimiser ?
Il est conseillé de mettre en place une stratégie multifournisseur afin d’éviter toute rupture de la chaîne d’approvisionnement. Bien sélectionner ses fournisseurs revient à entretenir une relation gagnant-gagnant avec des fournisseurs de confiance qui répondent aux objectifs RSE de votre entreprise tout en proposant un rapport qualité-prix intéressant. Bien choisir ses fournisseurs permet d’établir des relations commerciales pérennes et de garantir la réussite commerciale à long terme de l’entreprise.
Nos conseils
-
Renseignez-vous sur les éventuelles normes ou certifications en vigueur dans le secteur, comme les certifications FSSC 22000, GLOBALG.A.P. et ISO 9001, auxquelles vous devez vous conformer ainsi que vos fournisseurs.
-
Faites appel à votre réseau personnel et professionnel, consultez la presse spécialisée et participez à des salons professionnels pour trouver de nouveaux fournisseurs. Vous pouvez également vous inscrire sur une place de marché B2B comme la plateforme Unite et passer commande auprès de centaines de fournisseurs agréés.
-
N’hésitez pas à visiter les locaux et les installations de vos fournisseurs lorsque vous leur rendez visite. Cela vous permettra de vous assurer que les produits et les pratiques du fournisseur sont conformes à vos critères et aux réglementations en vigueur.
-
Lors de la négociation du contrat, veillez à indiquer, outre le paiement, les délais de livraison, les échéances et les interlocuteurs concernés, la date de fin ou de renouvellement convenue du contrat ainsi que les motifs en cas de résiliation anticipée.
3. Tarification et gestion des conditions
La tarification correspond au calcul des prix (externes) et des coûts (internes), tandis que les conditions désignent les modalités qui s’appliquent aux prix négociés avec les fournisseurs. Fixer des prix et des conditions favorables aux deux parties permet d’entretenir de bonnes relations commerciales à long terme.
Comment l’optimiser ?
Face à la volatilité du marché, à la fluctuation des prix et aux variations des conditions de livraison, il est essentiel de maîtriser son sujet et d’être en mesure de faire des choix. Des négociations trop fréquentes peuvent conduire certains acheteurs à ne plus être maîtres de la situation.
La technologie met aujourd’hui à votre disposition des solutions qui permettent d’identifier les fournisseurs capables de répondre à vos besoins, que ce soit en termes de prix, de conditions de livraison ou de critères de durabilité. Ces outils offrent également une meilleure transparence en matière de tarifs, un élément indispensable pour rester compétitif face aux fluctuations constantes des prix.
Nos conseils
-
Privilégiez les outils qui offrent transparence et maîtrise des prix, comme l’optimisation du panier disponible sur Unite. Cette fonctionnalité permet à vos équipes d’optimiser les processus d’achat et de choisir parmi les prix les plus avantageux, les modalités d’expédition les plus rapides et le nombre de livraisons en fonction des besoins de l’entreprise.
-
Toute concession, aussi modeste soit-elle, peut s’avérer très bénéfique pour les deux parties, surtout à long terme. L’important est de savoir quand accepter un compromis et quand rester sur ses positions. Connaître son marché et ses besoins (voir l’analyse de la demande ci-dessus) est la clé d’une négociation réussie.
-
Un suivi régulier de vos dossiers vous permet de consulter régulièrement les termes de votre contrat et de vous assurer que vous bénéficiez des prix les plus avantageux et des meilleures conditions de la part de vos fournisseurs.
4. Processus Procure-to-Pay
Un processus Procure-to-Pay est une solution numérique et automatisée utilisée par les services des achats pour optimiser chaque étape du processus d’achat et éviter les erreurs d’inattention, de l’identification des besoins à la commande, en passant par la vérification des factures et le paiement.
Comment l’optimiser ?
Un processus Procure-to-Pay fluide facilite la gestion du processus d’achat. Il permet d’être plus efficace en supprimant les processus manuels et papier, de gagner en transparence, de centraliser les informations, de limiter les erreurs d’inattention et de sécuriser les flux de paiement entre le service des achats et la comptabilité.
Nos conseils
-
Malheureusement, la numérisation à elle seule ne suffit pas. En effet, il est nécessaire d’analyser chaque étape du processus d’achat afin d’en identifier les points faibles, de réfléchir aux éventuelles solutions, puis de trouver des outils numériques qui permettront d’accompagner ce changement.
-
Essayez de trouver une solution décentralisée assortie d’une option de créditeur unique qui vous permettra de réduire vos coûts opérationnels. Le modèle de créditeur unique de Unite permet de centraliser toutes vos commandes sur un seul compte, quel que soit le nombre de fournisseurs auprès desquels vous vous approvisionnez.
-
Identifiez quelles sont les étapes de votre processus que vous souhaitez automatiser. Comparez ensuite les avantages de l’automatisation en termes de conformité, de délais d’exécution et de traitement des paiements par rapport aux coûts et à la complexité de la mise en œuvre de cette solution.
Optez pour des processus plus efficaces
Quel que soit le niveau de numérisation de votre entreprise, nous vous conseillons d’adopter une approche globale afin d’optimiser vos processus d’achat. Vous pouvez commencer par analyser vos besoins et vos points faibles, puis réfléchir aux avantages qu’une solution d’e-procurement comme celle de Unite pourrait vous apporter. Cela vous permettra de garder un œil sur vos résultats, de simplifier votre flux de travail, de développer de bonnes relations avec vos fournisseurs tout en générant de la valeur ajoutée pour votre entreprise.
Achats stratégiques, tactiques et opérationnels
Découvrez en quoi ces trois approches sont essentielles pour le bon fonctionnement des achats en entreprise.
Les processus d’achat dans le secteur de l’ingénierie mécanique
Comment une stratégie d’achat associée à une approche innovante peut-elle permettre au secteur de l’ingénierie mécanique de surmonter les difficultés actuelles
Les achats dans l’industrie automobile
L’impact des nouvelles stratégies d’achats et des avancées technologiques sur l’industrie automobile
Énergie et des services publics
Comment les stratégies d’achat et les technologies participent au succès des entreprises et permettent de relever les défis d’aujourd'hui et de demain.