Come risparmiare tempo, risorse e costi di processo: la storia di ELT Group

La decisione di ottimizzare i processi d’acquisto

Fondata nel 1951, ELT Group è un’azienda italiana che opera nel settore della Difesa e sin dagli anni Settanta è diventata fra le industrie leader europee nel settore. Ad oggi la società che ha il proprio headquarter in Italia ed è presente in 11 Paesi dislocati nei 4 continenti  opera anche nei settori Cyber, Spazio e Biodifesa.

Le attività di acquisto di alcune tipologie di materiali indiretti, con decine di interlocutori interni rappresentanti di varie aree aziendali, fino al 2022 ancora non era completamente gestita tramite cataloghi in punchout. L’iter di acquisto prevedeva oltre 10 passaggi partendo dalla ricerca di mercato, la richiesta d’acquisto, la sua approvazione, la creazione dell’ordine tramite SAP e concludendosi con lunghi tempi di approvazione e gestione dell’ordine.

Inoltre, gli utenti interni ad ELT Group spesso incontravano difficoltà a reperire articoli specializzati, il che portava ad acquisti su piazza, attraverso siti e-commerce o utilizzando a spot fornitori momentanei e i pagamenti venivano effettuati attraverso carta di credito.

Queste abitudini d’acquisto non ottimizzate hanno portato l’azienda a registrare una difficoltà nella gestione delle anagrafiche fornitore e soprattutto un considerevole effort in termini di tempo e risorse che doveva rientrare.

Una soluzione efficace

ELT Group, che aveva già iniziato a collegare in punch-out i cataloghi di alcuni fornitori indiretti, ha cercato una nuova piattaforma che potesse fare lo stesso anche per molti altri materiali indiretti non gestiti fino a quel momento con la piattaforma di E-Procurement.

Dopo ricerche e analisi da parte del dipartimento S&SM è stata individuata in Unite una ulteriore soluzione che più andasse incontro alle nuove esigenze di business del Gruppo.

Grazie alla tecnologia di Unite che supporta il punch-out su tutti i principali ERP e sistemi gestionali, ELT Group è riuscita a collegare la piattaforma direttamente alla propria architettura esistente su SAP Ariba, garantendo così un elevato livello di automazione dei processi.

Una strategia efficace si è dimostrata l'adozione del marketplace Mercateo per gli acquisti spot.

Il catalogo, che attualmente include 6 milioni di articoli distribuiti su oltre 12 categorie merceologiche, presenta numerosi fornitori pre-qualificati e pre-integrati, offrendo così un ambiente sicuro per gli acquisti. Inoltre, grazie alle funzionalità che agevolano il confronto offerte e all’opportunità di acquistare con un unico creditore, è possibile gestire gli acquisti spot grazie ad un processo standardizzato che va a limare tutti quei passaggi di scouting e gestione anagrafiche che prima erano necessari.

Oltre a questo, per gestire le relazioni con alcuni fornitori chiave, l’azienda ha scelto di attivare dei Businessshop con supplier dedicati al packaging e all’utensileria al fine di concordare condizioni personalizzate con essi.

Il catalogo completo è stato reso disponibile a tutti i reparti di ELT Group, con l'impostazione di una soglia massima di spesa per mantenere il controllo sull'acquistato.

Coinvolgere gli utenti con sessioni di onboarding

Nonostante la facilità di utilizzo, Unite ha collaborato assieme a ELT Group per agevolare il change management e la familiarizzazione con lo strumento, creando dei piani di formazione agli utenti finali del Gruppo.

Queste sessioni di onboarding hanno dato ottimi risultati: attraverso la formazione si è visto un utilizzo sempre più diffuso della piattaforma da parte degli utenti e un  buon livello di soddisfazione per la facilità di utilizzo.

Questo ha permesso di registrare i primi risultati positivi dopo meno di 6 mesi dal lancio nel Gruppo.

I risultati raggiunti

L’implementazione di Unite ha velocizzato i tempi di approvvigionamento e allineato le modalità contabili grazie alla possibilità di acquistare su tutta la piattaforma in Single Creditor.

Dopo un’analisi dell’acquistato con le modalità standard rispetto agli acquisti effettuati sul marketplace Mercateo, ELT Group ha registrato l’abbattimento dei costi gestionali di emissione, di approvazione della richiesta d’acquisto e dell’ordine di acquisto per l’ambito di riferimento.

"Un ordine “classico” di ELT Group per le categorie indirette in ambito prevede circa tre settimane di lavorazione tra emissione RdA, rilasci, emissione OdA, firma digitale dell’ordine, emissione PEC, lavorazione del fornitore, spedizione e consegna. Con coinvolgimento di una decina di interlocutori interni. Mentre un ordine in punch out prevede pochi giorni di lavorazione ed un terzo del personale coinvolto.” Ci informa Alberto Angeli, Category Specialist di ELT Group, che aggiunge: “nel 2023 ci sono stati 365 ordini verso Unite, con un risparmio di tempo e di risorse pari a un terzo di quello precedente.”

Il futuro insieme a Unite

Per quanto la piattaforma sia utilizzata in tutte le categorie merceologiche presenti, quelle che vengono selezionate maggiormente ad oggi sono Utensili tecnici e industriali, Microinformatica ICT e Cancellaria.

L’obiettivo di ELT Group è quindi incrementare l’utilizzo di Mercateo e del Procurement Portal per quelle categorie merceologiche ad oggi lavorate con processi alternativi, andando così a ridurre ulteriormente il lead time.

Cresce velocemente anche la sensibilizzazione sulla sostenibilità con una sempre maggiore attenzione dell’acquisto di prodotti a bassa emissione, e in Unite abbiamo già una selezione di oltre 25.000 prodotti certificati che garantiscono di rispettare gli elevati standard europei.