Unite e l’Ufficio dell’Interno del Regno Unito: una storia di successo

Ad Agosto 2022 l’Ufficio dell’interno del Regno Unito (Home Office) ha selezionato Mercateo UK Ltd come azienda vincitrice del contratto RM6202 per fornire un marketplace B2B digitale e gestire la tail spend. 

L’Ufficio dell’Interno è un dipartimento ministeriale del governo del Regno Unito responsabile dell’immigrazione e dei visti, della sicurezza e dell’ordine pubblico, oltre che della polizia, dei vigili del fuoco e dei servizi di soccorso in Inghilterra, e dei servizi di sicurezza interni (MI5) in Inghilterra e Galles. È inoltre responsabile delle politiche governative su temi relativi alla sicurezza, come le droghe e l’antiterrorismo. In questo dipartimento lavorano circa 35mila dipendenti. 

Dal 2018 l’Ufficio ha iniziato a utilizzare il marketplace Basware per gli acquisti di basso valore economico ma di grandi volumi, arrivando a effettuare il 75% degli ordini attraverso la piattaforma. Tuttavia, il restante 25% di acquisti non gestiti tramite un contratto o una piattaforma si rivelarono dispendiosi in termini di tempo e risorse per i dipartimenti delle Finanze e dell’Economia. 

La ricerca della soluzione ottimale 

L’Ufficio dell’Interno stava spendendo risorse considerevoli per l’acquisto di materiali di basso valore (meno di 10mila sterline) non presenti a catalogo, ed era quindi alla ricerca di una soluzione. I tempi e i costi associati alla gestione dei fornitori e dei processi erano infatti sproporzionati rispetto al valore delle transazioni. 

Ciò che l’Ufficio stava cercando era un marketplace digitale integrato in grado di semplificare gli acquisti indiretti (ovvero gli acquisti di prodotti specifici, in bassi volumi e a basso costo) e migliorare l’efficienza dei processi di procurement. 

Tra gli altri argomenti a favore della digitalizzazione della tail spend, l’Ufficio indicava la riduzione dei costi, una migliore gestione delle spese, processi di decision-making più informati, possibilità di scelta tra fornitori e prodotti, avendo accesso, ad esempio, a dati sui tempi e i costi di consegna. 

Implementazione del contratto Tail Spend Solution Framework (RM6202)

A gennaio 2022 l’agenzia esecutiva Crown Commercial Service (CCS) ha inaugurato un nuovo tipo di contratto: il Tail Spend Solution framework (RM6202). L’obiettivo era quello di fare luce sulle complessità legate alla tail spend nel settore pubblico. 

Dopo aver ricevuto diverse candidature, le aziende finaliste erano due. L’Ufficio dell’Interno ha a questo punto condotto delle analisi per individuare il marketplace con l’offerta più in linea con le proprie esigenze di acquisto. 

Ulteriori ricerche sono state condotte con la collaborazione degli utenti generalmente incaricati di effettuare gli ordini, al fine di ottenere un feedback diretto. 

Ad esempio, ai partecipanti è stato somministrato un questionario in cui è stato chiesto loro quanto semplice fosse utilizzare i cataloghi presenti sulle piattaforme. Alcune delle risposte su Mercateo sono state le seguenti: “Servizio semplice da usare ed efficiente”, “Servizio buono, semplice da utilizzare, con molti più prodotti disponibili”, “Buona gamma di prodotti”, “Apprezzo la possibilità di confrontare i prezzi competitivi di diversi fornitori”, “La soluzione ci permette di risparmiare tempo nel ricevere preventivi, spesso più costosi”. Inoltre, il 67% dei partecipanti ha dichiarato di aver trovato tutti i prodotti che stava cercando. 

Mercateo UK Ltd (del gruppo Unite Network SE), grazie al procurement portal Mercateo, risultò quindi essere la soluzione migliore. In linea con quanto previsto da CCS, a giugno 2022 l’Ufficio dell’Interno ha quindi stipulato il contratto RM6202 con Mercateo. 

Implementazione e integrazione

L’Ufficio dell’Interno è stato il primo dipartimento governativo a implementare questo tipo di soluzione e a metterla a disposizione di 35mila dipendenti ad agosto 2022. Il procurement portal Mercateo è stato implementato come marketplace digitale e integrato nel sistema di gestione delle finanze e di procurement dell’Ufficio, Oracle Fusion. 

È stato così possibile introdurre dei cambiamenti fondamentali nei propri processi di sourcing e acquisto di materiali indiretti. Questo cambiamento è stato comunicato attraverso tutti i canali ufficiali dell’Ufficio e la sua diffusione grazie all’iniziativa dei singoli utenti sottolinea la semplicità d’uso della piattaforma. 

I processi di controlling restano in vigore, ma questa soluzione permette di risparmiare risorse, mantenere il controllo sulla spesa e raccogliere dati per prendere decisioni strategiche più informate. 

Valore aggiunto e best practice