In dit artikel komen de volgende zaken aan bod:
Uit een recente studie van McKinsey blijkt dat bedrijven die hun inkoopprocessen regelmatig controleren, standaardiseren en optimaliseren maar liefst 10 tot 25% kunnen besparen op producten en diensten. Dit is grotendeels te danken aan een vermindering van maverick buying. Daarnaast stelt dezelfde studie ook vast dat de indirecte bedrijfsuitgaven sinds 2011 jaarlijks met 7% zijn gestegen. Bedrijven met een specifieke inkoopstrategie waarin tail spend wordt opgenomen, genieten bovendien een duidelijk concurrentievoordeel.
Anno 2023 vormt de globale economische situatie een van de grootste uitdagingen voor bedrijven in het algemeen, en in bijzondere mate voor financiële en inkoopafdelingen. In dit verband wordt de term VUCA (volatility, uncertainty, complexity, ambiguity) ook vaak gebruikt om het huidige economische klimaat te beschrijven. Inflatie, verstoringen in de supply chain en strengere wetgeving wat betreft de Corporate Social Responsibility zijn slechts enkele concrete voorbeelden hiervan. Het is dus niet verbazend dat inkoopafdelingen de taak hebben om procurement- en proceskosten terug te dringen, vooral met betrekking tot cruciale aankopen met een directe invloed op de aangeboden producten en/of diensten. Toch wordt er vaak geen rekening gehouden met de kostprijs en besparingsmogelijkheden van indirecte uitgaven. Het is tijd om dat te veranderen.
Direct, indirect en tail spend: wat zijn de verschillen?
Indirecte uitgaven verwijzen naar de kosten van materialen en diensten die nodig zijn voor de dagelijkse bedrijfsvoering. Dit omvat grote uitgaven die rechtstreeks door de inkoopafdeling worden beheerd, zoals wagenparken, faciliteitenbeheer, machinehuur en professionele diensten. Directe uitgaven, daarentegen, zijn noodzakelijk voor een bedrijf om artikelen en/of diensten te produceren die vervolgens worden verkocht.
Over het algemeen volgen uitgaven in de supply chain het Pareto-principe: 80% van de uitgaven (direct of indirect) heeft betrekking op slechts 20% van het bestelvolume en gaat over strategische producten en diensten van hoge waarde. Deze worden rechtstreeks beheerd door de inkoopafdeling. Tail spend bestaat uit alle overige (meestal indirecte) aankopen, ook wel “artikelen van categorie C” genoemd. Het gaat over niet-strategische en onregelmatige aankopen van doorgaans lage waarde die niet centraal worden beheerd, maar aangekocht door verschillende bedrijfsafdelingen. Hoewel tail spend slechts 20% van de totale bedrijfsuitgaven uitmaakt, vormen ze volgens het Pareto-principe 80% van de bedrijfsbenodigdheden en is het aantal leveranciers dus ook groot.
Artikelen en diensten die worden beschouwd als directe of indirecte aankopen kunnen enorm verschillen afhankelijk van het type bedrijf en sector. Volgens de Boston Consulting Group kan een turbinebedrijf bijvoorbeeld meer dan 130.000 indirecte artikelen nodig hebben voor de dagelijkse bedrijfsvoering, terwijl een bank er veel minder nodig heeft. Tail spend verwijst naar uiteenlopende indirecte aankopen variërend van pennen en papier tot cartridges, van snacks voor vergaderingen tot artikelen voor op kantoor en thuiswerk en van speciale chemicaliën tot onderdelen voor machines.
Tail spend omvat dus veelgebruikte basisartikelen waarvan de onregelmatige aankoop niet door de inkoopafdeling wordt beheerd. De reden hiervoor is meestal dat het voor veel bedrijven te ingewikkeld is om deze gefragmenteerde en niet-strategische aankopen te beheren. De hogere procesbeheerkosten wegen volgens veel bedrijven vaak niet op tegen de bedragen die effectief worden bespaard op die aankopen.
Zo komt de verantwoordelijkheid voor de inkoop van deze basisartikelen vaak bij aparte afdelingen, of zelfs individuele werknemers, te liggen. In deze gevallen is er uiteraard geen sprake van raamcontracten met vaste leveranciers, noch van gestandaardiseerde P2P-processen. Als gevolg is er weinig tot geen controle over dit soort uitgaven, de aangekochte artikelen en gekozen leveranciers. Dit resulteert dan ook vaak in ad-hoc maverick buying: werknemers kopen simpelweg wat ze nodig hebben van eender welke online shop zonder enige strategie of controle van bovenaf.
De uitdaging: tail spend beheren en maverick buying controleren
Veel inkoopprofessionals zijn van mening dat maverick buying een onvermijdelijk gevolg is van tail spend en dat het beheer van deze processen te complex en niet rendabel is. Toch kunnen de kosten behoorlijk oplopen als er geen vaste inkoopprocessen zijn. Daarnaast loopt het bedrijf in dit soort gevallen altijd het risico op reputatieschade: aankopen riskeren niet in lijn te zijn met het bedrijfsbeleid over bijvoorbeeld duurzaamheid, aanbestedingen, witwaspraktijken of werknemersrechten.
Het feit dat inkopers geen gebruik maken van goedgekeurde leveranciers met vooraf onderhandelde prijzen zorgt ook voor aanzienlijke uitdagingen. Gefragmenteerde en anonieme inkoop leidt namelijk tot een gebrek aan gedetailleerde gegevens en brengt de transparantie van het hele proces in gevaar. Op die manier is het uiterst moeilijk om tail spend te analyseren en besparingsmogelijkheden in kaart te brengen.
De beheerskosten nemen ook onnodig toe. Boekhoudafdelingen krijgen te maken met niet-gestandaardiseerde facturen van verschillende leveranciers en moeten elke uitgave handmatig controleren en registreren om deze toe te wijzen aan de juiste kostenplaats. Deze situatie wordt nog ingewikkelder afhankelijk van het betaalmiddel. Zo kunnen er verschillende betaalkaarten, declaratieformulieren of zelfs contant geld worden gebruikt.
Bedrijfsvoordelen en concurrentievoordelen
Hoe groter het bedrijf, hoe hoger de uitgaven voor directe en indirecte aankopen. Natuurlijk ligt daarom ook de waarde van de 20% tail spend hoger. Nieuwe technologieën en procesoptimalisatie kunnen inkoopafdelingen helpen kosten te besparen en zo bezuinigingen in andere afdelingen te voorkomen.
Voorbeeld: als de totale bedrijfsuitgaven één miljard euro bedragen, bedraagt de tail spend 200 miljoen euro. Uitgaande van een potentiële besparing van 10%, wordt al snel duidelijk hoe groot een bedrijfsvoordeel kan zijn (20 miljoen euro).
De praktische voordelen van tail spendbeheer zijn onder andere de mogelijkheid om raamcontracten af te sluiten met leveranciers (inclusief specifieke voorwaarden en een duidelijk retourbeleid), meer controle over onderhandelde prijzen, vereenvoudigde workflows en een grotere consistentie en compatibiliteit van ingekochte producten binnen het bedrijf. Bovendien garandeert een hechtere en betrouwbaardere supply chain een hogere productbeschikbaarheid, wat zorgt voor tijdswinst omdat er minder vaak naar alternatieve producten moet worden gezocht. Tot slot verbetert procesoptimalisatie en -automatisering ook de inkoopefficiëntie (minder leveranciers betekent minder te verwerken facturen), waardoor er minder tijd hoeft te worden besteed aan strikt operationele taken.
Met de juiste inkoopstrategie kunnen bedrijven hun ROI uit nieuwe technologieën maximaliseren. Denk hierbij aan een betere integratie van rapportagetools met inkoopplatformen en contractbeheersystemen, die uitgebreidere gegevensoverzichten faciliteren en zo prognoses vereenvoudigen. Het automatiseren van repetitieve taken vermindert ook het risico op menselijke fouten (vooral bij manuele gegevensoverdracht), waardoor medewerkers zich kunnen focussen op meer strategische taken.
Klanten en regelgevers eisen daarnaast dat bedrijven aan steeds hogere normen voor maatschappelijk verantwoord ondernemen voldoen, vooral in de B2C-sector. Een volwaardige inkoopstrategie houdt rekening met indirecte aankopen en voldoet zo aan de vereiste normen en bedrijfsrichtlijnen voor ethisch verantwoord inkopen, fraudepreventie en wettelijke aansprakelijkheid.
Net als duizenden andere bedrijven en publieke organisaties gebruiken we bij Unite onze marktplaats Mercateo en het Procurement Portal om al onze uitgaven te beheren. De marktplaats bevat een ruim assortiment artikelen van verschillende leveranciers, terwijl wij met het portaal onze processen kunnen vereenvoudigen en strategieën optimaliseren.
7 stappen voor een indirecte inkoopstrategie
Dankzij nieuwe digitale technologieën is het voor inkoopteams eenvoudiger dan ooit om controle te krijgen over indirecte uitgaven. Geïntegreerde systemen automatiseren en vereenvoudigen workflows aanzienlijk voor een duidelijk en transparant overzicht van alle uitgaven. Daarnaast helpen specifieke tools voor gegevensanalyse (met steeds meer ondersteuning van artificiële intelligentie) om een beter inzicht te krijgen in inkooppatronen, besparingsmogelijkheden en toekomstige behoeften.
1. Gegevens opschonen en categoriseren
De eerste stap bij het implementeren van een inkoopstrategie, is bepalen welke uitgaven onder tail spend en welke onder maverick buying vallen. Hiervoor zijn duidelijke en goed gestructureerde gegevens nodig om niet-geclassificeerde uitgaven of uitgaven die aan de verkeerde kostenplaats zijn toegewezen, te kunnen opsporen. Dit proces zorgt voor een verhoogde zichtbaarheid en beter gegevensinzicht zodat er weloverwogen beslissingen kunnen worden genomen.
2. Uitgavenanalyse per product, categorie, leverancier, eindgebruiker en inkoopvolume
Precieze en gedetailleerde indirecte inkoopgegevens vereenvoudigen het analyseren en identificeren van potentiële kostenbesparingen en procesverbeteringen. Een grafiek met bijvoorbeeld de uitgaven per afdeling is een efficiënte methode om problemen en mogelijkheden in kaart te brengen. Op die manier worden aparte afdelingen gemotiveerd om hun uitgaven en aantal leveranciers te controleren, vooral als ze de directe positieve gevolgen hiervan ervaren.
3. Risicobeheeranalyse
Er zijn verschillende soorten risico's in een bedrijf, zoals bedrijfscontinuïteit en verlies van merkwaarde. Het kan daarom nuttig zijn om de financiële en reputatierisico's van inkoop in kaart te brengen, bijvoorbeeld wat betreft hun ecologische voetafdruk of handel in gevaarlijke stoffen. Het is ook mogelijk om inkoopgegevens te gebruiken om mogelijke verstoringen in de supply chain te voorkomen en te anticiperen op alternatieve leveranciers.
4. Denk SMART: KPI's bepalen
Zodra de gegevens zijn gebruikt om mogelijkheden voor geoptimaliseerde tail spend te identificeren, moeten stakeholders op de hoogte worden gebracht. Een traditionele aanpak (zie stap 6) houdt in dat ze vroeg bij het proces worden betrokken om samen een strategie uit te werken waar iedereen baat bij heeft. Een andere aanpak is om KPI's op hoger niveau te bepalen volgens het SMART-principe (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijdsgebonden) die een verandering in cultuur en bedrijfsvoering kunnen stimuleren.
5. Controle van digitale gegevens
Bedrijven moeten hun huidige inkoopsystemen (inclusief online catalogi en factureringssoftware) en het volledige procure-to-pay-proces onder de loep nemen om een nieuw en volledig digitaal beheer van tail spend mogelijk te maken. Op die manier kunnen mogelijkheden voor automatisering en gegevensintegratie worden geïdentificeerd, die op hun beurt kunnen leiden tot besparingen van 30-40%. Een efficiënte oplossing is een marktplaats als one stop shop, waar alle transacties en facturen makkelijk kunnen worden getraceerd en bijgehouden.
6. Samenwerking met stakeholders
Stakeholders betrekken bij het digitaliseringsproces van tail spend, en vooral maverick buying, is essentieel om te vermijden dat ze het gevoel krijgen dat hun opties worden gereduceerd en hun autonomie wordt verminderd. Het gebruik van een online marktplaats voor tail spend laat nog steeds een behoorlijke mate van vrijheid, maar zorgt wel voor een betere naleving van bedrijfsrichtlijnen en transparantie. Zo profiteren stakeholders ook van een betere leveranciersservice, bijvoorbeeld wat betreft levertijden en retourbeleid, en zijn ze bovendien verzekerd van productkwaliteit. Ze hoeven ook maar één proces te volgen voor de inkoop van diverse producten, wat hun dagelijkse activiteiten vereenvoudigt.
7. Processen opvolgen en optimaliseren
Een strategie ontwikkelen is slechts het begin: de uitdaging is de duurzame implementatie ervan op lange termijn. Dit vereist voortdurende evaluatie zodat interne inkoopprocessen uiteindelijk maximaal kunnen worden geoptimaliseerd, gedigitaliseerd en gestroomlijnd. Een mogelijke methode is om de nieuwe strategie toe te passen op één afdeling en het proces gaandeweg aan te passen. Zodra een optimale workflow is bereikt, kan de strategie vervolgens worden toegepast in andere bedrijfsafdelingen.
Belangrijkste inzichten
Tail spend wordt vaak niet opgenomen in inkoopstrategieën omdat dit te complex zou zijn. Toch blijkt dat bedrijven dit beter wel zouden doen aangezien een effectieve strategie leidt tot lagere kosten, hogere efficiëntie en meer beschikbare middelen voor andere bedrijfsinitiatieven. Zowel uit de studie van de Boston Consulting Group als uit Unite's eigen onderzoek op onze marktplaats Mercateo, komt naar voren dat de digitalisering van inkoop de kosten van het purchase-to-pay-proces met wel 42% kunnen verlagen.
Tegelijkertijd maakt het een bedrijf meer agile waardoor het in staat is om zich aan te passen aan veranderende economische omstandigheden. Dit komt ook deels voort uit de mogelijkheid om nieuwe leveranciersnetwerken te creëren en om precieze en rijke gegevens over markttrends te verkrijgen. Deze gegevensrapporten maken ook nauwkeurigere bedrijfsvoorspellingen, kapitaalbeheer en -gebruik mogelijk.
Tot slot versterkt het ontwikkelen van een effectieve inkoopstrategie ook de positie en rol van inkoopafdelingen binnen bedrijven. Meer artikelen en inzichten voor inkoopprofessionals zijn hier beschikbaar.
Meld je aan voor onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte van de nieuwste trends binnen de procurementsector
Ontdek onze laatste verhalen en inzichten
Unite als centrale inkoopoplossing voor EnBW
Succesverhaal: Energieleverancier EnBW koopt duurzaam en efficiënt in.
Duurzaamheid gaat verder dan Corporate Social Responsibility (CSR)
Actie ondernemen in inkoop en supply chain management