Unite (hierna “Unite” of “wij”) neemt de bescherming van uw persoonsgegevens serieus. Wij bieden onze online B2B-platformen en bijbehorende diensten aan in overeenstemming met de toepasselijke nationale en internationale wetgeving inzake gegevensbescherming, in het bijzonder Verordening (EU) 2016/679 (Algemene Verordening Gegevensbescherming, hierna: AVG). In wat volgt informeren wij u over de aard, de omvang en het doel van de verwerking van uw persoonsgegevens door Unite als “verwerkingsverantwoordelijke”.
In het kader van deze Privacyverklaring is de verwerkingsverantwoordelijke de nationale entiteit van Unite (i) die wordt genoemd in het Impressum van de betreffende website of (ii) die het inkoopplatform beheert voor het grondgebied waar de levering plaatsvindt.
Een overzicht van de nationale entiteiten van Unite en de afzonderlijke contractuele gebieden is te vinden op https://unite.eu/nl-nl/contractual-partners.
Als u nog vragen hebt waarop u geen antwoord vindt in deze Privacyverklaring, neem dan contact op met [email protected]. Om contact op te nemen met onze Functionaris voor Gegevensbescherming, zendt u een aanvraag naar het volgende adres met de vermelding “ter attentie van de Functionaris voor Gegevensbescherming”:
Unite – Functionaris voor Gegevensbescherming
Grimmaischer Steinweg 8
04103 Leipzig
Of naar: [email protected]
De belangrijkste toezichthoudende autoriteit in de EU is de Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 27, 91522 Ansbach (Duitsland).
1 Gegevensverwerking tijdens uw bezoek aan onze website
Als u onze website bezoekt, wordt er automatisch informatie, zoals het IP-adres, naar onze servers gestuurd en daar tijdelijk opgeslagen. Dit is gebaseerd op ons rechtmatig belang (bijv. in overeenstemming met artikel 6 (1) lit. f) AVG) om gegevens te verwerken:
om de verbinding op de best mogelijke manier tot stand te brengen;
om de gebruikersvriendelijkheid en instandhouding van onze website te verzekeren en te optimaliseren;
om de veiligheid en stabiliteit van het systeem te verzekeren;
om risico’s te vermijden en gerechtelijke stappen te ondernemen in het geval van een cyberaanval.
Meer informatie over gegevensverwerking op onze websites met behulp van cookies en soortgelijke technologieën is beschikbaar in de cookiebanner wanneer u onze website voor het eerst bezoekt. U kunt onze cookiebanner en -instellingen op elk gewenst moment openen via de koppeling “Privacy-instellingen” in de voettekst van elk van onze websites.
2 Registratie en toegang
Als u ervoor kiest uzelf of uw bedrijf te registreren op onze online B2B-platformen, wordt een account met wachtwoordbeveiliging aangemaakt met directe toegang tot uw gegevens die bij ons zijn opgeslagen (Unite-account) conform de Algemene Voorwaarden van Unite.
Als een Unite-account langer dan vier jaar niet wordt gebruikt (aanmelden), behouden we ons het recht voor om het account om privacy- en veiligheidsredenen te sluiten.
Wij verwerken persoonsgegevens om toegang te verlenen tot onze diensten (uitvoering van de overeenkomst) en op basis van ons rechtmatig belang bij de verwerking van de gegevens van de persoon die optreedt voor het registrerende bedrijf (bijv. Artikel 6 (1) lit. b) en f) AVG).
3 Accountbeheer
De eigenaar van een Unite-account kan zelfstandig gebruikers en bedrijven aan het account toevoegen en beheren. De eigenaar van een account heeft de volgende opties:
gebruikersinstellingen configureren;
gebruikerstoegang verlenen of ontzeggen;
gegevens van gebruikersaccounts bekijken en opslaan.
We kunnen accounts van Unite samenvoegen wanneer Unite of de gebruiker accountduplicaten ontdekt.
We verwerken deze gegevens om de overeenkomst uit te voeren en op basis van ons rechtmatig belang (bijv. Artikel 6 (1) lit. b) en f) AVG).
4 Gegevens uit openbare bronnen en bedrijfsdatabases
We gebruiken informatie uit openbare bronnen, zoals het handelsregister of speciale bedrijfsdatabases, om de noodzakelijke bedrijfsgegevens aan te vullen. Deze gegevens worden verwerkt op basis van ons rechtmatig belang (bijv. artikel 6 (1) lit f) AVG).
5 Gegevensverwerking tijdens het bestelproces
Wanneer een bestelling wordt geplaatst, verwerken we persoonsgegevens om de overeenkomst uit te voeren en dit gebeurt in ons rechtmatig belang. Het doel is om besteltransacties te accepteren, bevestigen, verwerken en documenteren. We gebruiken uw e-mailadres om met u elektronisch te communiceren over uw bestelling en de afwikkeling ervan. Om aan onze contractuele verplichtingen te voldoen, sturen we bestelgegevens door naar de betreffende leverancier die verantwoordelijk is voor het leveren van de goederen. Hierbij kan het nodig zijn om persoonlijke contactgegevens (e-mailadres en/of telefoonnummer) door te geven aan de leverancier en/of zijn transportdienstverlener om de levering van de bestelde goederen te coördineren.
Bestellingen met derden
Als er via ons platform of onze platformen rechtstreeks een overeenkomst wordt afgesloten met een derde partij, geven we alle gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van de overeenkomst door aan deze derde partij (bijv. Artikel 6 (1) lit. b) en f) AVG).
Betalingsverwerking
We verwerken persoonlijke betalings- en factuurgegevens om de bestelling te voltooien. Als de bestelling wordt verwerkt door derden, worden de nodige gegevens aan hen doorgegeven.
Incasso
Als schulden ondanks herhaalde aanmaningen onbetaald blijven, behouden we ons het recht voor om de benodigde persoonsgegevens door te geven aan juridische en incassodiensten.
6 Verificatie van klanten en zakenpartners
Verificatie van zakelijke klanten
We controleren of onze zakelijke partners (klanten/leveranciers) voldoen aan de toegangsvereisten die zijn vastgelegd in de Algemene Voorwaarden. Aangezien het platform uitsluitend bedoeld is voor bedrijven, moeten we deze controle uitvoeren om consumenten uit te sluiten.
We verwerken deze gegevens (bijv. kopie van een handelsvergunning) om de overeenkomst uit te voeren en op basis van ons rechtmatig belang.
Kredietbeoordelingen
Als verkoper hebben we het recht om kredietbeoordelingen uit te voeren om het risico van niet-betaling of verlies van uitstaande vorderingen te beoordelen. Op basis van ons rechtmatig belang en in het kader van dergelijke kredietbeoordelingen sturen wij de noodzakelijke gegevens door, zoals de voor- en achternaam van de economische begunstigde, de bedrijfsnaam en adresgegevens, naar een van de volgende kredietbureaus en ontvangen wij in ruil daarvan de respectieve kredietwaardigheidsinformatie:
a) Creditsafe Deutschland GmbH, Schreiberhauer Straße 30, 10317 Berlin, Duitsland of
b) Verband der Vereine Creditreform e. V., Hellersbergstraße 12, 41460 Neuss, Duitsland of
c) Schufa Holding AG, Kormoranweg 5, 65201 Wiesbaden, Duitsland
d) Crif GmbH, Rothschildplatz 3, A-1020 Wenen, Oostenrijk (voor bestellingen buiten Duitsland)
e) Coface Central Europe Holding AG, Marxergasse 4c, 1030 Wenen, Oostenrijk
f) Crif AG, Hagenholzstrasse 81, 8050 Zürich, Zwitserland (voor bestellingen binnen Zwitserland)
Fraudepreventie
We gebruiken uw bestelgegevens om een atypische bestelling te detecteren. Dit doen we om fraude te voorkomen en in ons rechtmatig belang.
Controleren van sanctielijst
We controleren zakenpartners aan de hand van verschillende sanctielijsten. Om dergelijke controles uit te voeren, verzamelen we identificatiegegevens en gebruiken we deze om vergelijkingen te maken. We zijn niet alleen wettelijk verplicht om dergelijke controles uit te voeren, ze zijn ook in ons rechtmatig belang.
Controles op witwassen
Als wij of de entiteiten van de onderneming gebruikmaken van diensten waarvoor identificatie vereist is in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake het witwassen van geld (met name KYC-controles), doen we dit om te voldoen aan wettelijke vereisten.
7 Communicatie- en gebruiksgegevens
We kunnen gegevens die u vrijwillig aan ons verstrekt, verzamelen en opslaan, bijv. wanneer u contact met ons opneemt via e-mail, telefoon of andere middelen (zoals via chat of wanneer u het afspraak- of contactformulier gebruikt). Voor iedere procedure laten wij u weten welke gegevens we moeten verzamelen, voor zover dit niet uit de procedure zelf blijkt. De gegevens worden gebruikt om onze diensten te verbeteren en om eventueel contact met u op te nemen.
Verder kan daarbij ook informatie zoals IP-adres, datum of tijdstip worden verzameld.
We verzamelen ook gebruiksgegevens die u aanmaakt wanneer u het platform gebruikt (bijv. wanneer u de zoekoptie gebruikt). De gebruiksgegevens kunnen persoonsgegevens omvatten of het mogelijk maken om conclusies uit dergelijke gegevens te trekken. De gebruiksgegevens worden automatisch opgeslagen op serverlogbestanden en worden gebruikt om het gebruik van de functies op het platform aangenamer te maken en om de prestaties ervan te garanderen en te verbeteren. Voor ons is dit een rechtmatig belang.
We voeren soms klantonderzoeken uit om onze diensten te verbeteren. Deelname aan deze onderzoeken is vrijwillig. Als persoonsgegevens worden verzameld tijdens een enquête, verwerken we de gegevens op basis van ons rechtmatige belang, tenzij u geen toestemming hebt gegeven.
8 Verkoopactiviteiten en klantontwikkeling
Openbaar beschikbare bedrijfs- en contactgegevens en bedrijfs- en bestelgegevens van een onderneming bij Unite kunnen worden gebruikt om het ontwikkelingspotentieel van klanten vast te stellen en contact te leggen, met als doel de onderneming verkoop- of inkoopondersteuning te bieden. Als persoonsgegevens in dit kader worden verwerkt, is dit gebaseerd op het rechtmatige belang van Unite (bijv. artikel 6 (1) lit. f) AVG).
9 Gegevensverwerking voor reclamedoeleinden en nieuwsbrieven
Voor Unite is de gegevensverwerking voor reclamedoeleinden een rechtmatig belang. Unite heeft het recht om uw contactgegevens te verwerken en u te informeren over producten en dienstverlening, over relevante nieuwsberichten of om u uit te nodigen deel te nemen aan enquêtes, ongeacht of u ingeschreven bent op onze nieuwsbrief. Recht op bezwaar: u hebt te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens voor reclamedoeleinden. U kunt bezwaar maken door op de uitschrijvingslink te klikken (aan het einde van reclamemails) of per e-mail of post. Houd er rekening mee dat het enkele dagen kan duren voordat uw bezwaar volledig is verwerkt.
Unite of de entiteiten van de onderneming (https://unite.eu/nl-nl/contractual-partners) sturen reclamemails/nieuwsbrieven na voorafgaande registratie (toestemming, bijv. in overeenstemming met artikel 6 (1) lit. a) AVG).
Via de nieuwsbrief ontvangt u informatie over nieuwe en/of voor u interessante producten/artikelen, informatie over Unite en zijn partners, webinars, wedstrijden en evenementen. Unite streeft hiermee zijn eigen reclamedoeleinden na of die van derden (leveranciers, fabrikanten en partners).
U kunt zich inschrijven voor de nieuwsbrief door middel van de zogenaamde “double opt-in”. Dit betekent dat als u uw e-mailadres invoert, u na registratie een e-mail ontvangt waarin u wordt gevraagd uw inschrijving te bevestigen. Alleen zo kunnen we uitsluiten dat iemand zich met een vreemd e-mailadres aanmeldt. We registreren inschrijvingen voor de nieuwsbrief. U kunt uw toestemming voor de ontvangst van de nieuwsbrief te allen tijde herroepen. De link om uit te schrijven vindt u onder iedere e-mail. Houd er rekening mee dat het enkele dagen kan duren voordat uw bezwaar volledig is verwerkt.
We kunnen trackingtechnologieën gebruiken om algemeen gebruikersgedrag te analyseren. De verzamelde gegevens kunnen de open- en klikfrequentie bevatten.
10 Doorgeven van gegevens aan derden
We maken gebruik van derden, met name verwerkers, voor het leveren van IT-infrastructuur, zoals klantbeheersystemen, hostingdiensten en communicatiediensten. Deze derden worden zorgvuldig geselecteerd en in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.
Andere mogelijke ontvangers van uw gegevens worden genoemd in de bovenstaande paragrafen, in het bijzonder in paragraaf 1 en 5. In het geval van een wettelijke verplichting of gerechtelijke vervolging en handhavingsprocedures kunnen autoriteiten, rechtbanken en externe auditors uw gegevens ontvangen.
11 Gegevensoverdracht naar derde landen
We hechten veel belang aan het verwerken van gegevens binnen de EU. Bij Unite slaan we daarom gegevens op in datacenters die zich binnen de EU bevinden (voornamelijk in Duitsland).
Als gegevens worden doorgegeven aan serviceproviders in landen buiten de EU, zorgen we ervoor dat de overdracht plaatsvindt in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. We werken in overeenstemming met de adequaatheidsbesluiten van de Europese Commissie of gebruiken standaard contractuele clausules die zijn gepubliceerd door de Europese Commissie.
12 Duur van de gegevensopslag
We slaan persoonsgegevens alleen op voor de duur die nodig is voor het betreffende verwerkingsdoel. We slaan gegevens ook op gedurende de periode die vereist is door commerciële en fiscale regelgeving of wanneer we een rechtmatig belang hebben bij het bewaren van de gegevens voor documentatiedoeleinden of voor het veiligstellen van bewijs; dit geldt met name gedurende lopende verjaringstermijnen voor eventuele claims.
13 Beveiliging van gegevens
Wij treffen de vereiste en geschikte technische en organisatorische maatregelen om een passend beveiligingsniveau te verzekeren. Daarbij gaan wij uit van de laatste stand van de techniek, kosten voor implementatie en de wijze, omvang, omstandigheden en doel van de verwerking, de waarschijnlijkheid dat er zich een risico voordoet en de uitwerking van risico’s op de rechten en vrijheden van de betrokken personen.
Voor uw veiligheid worden uw gegevens gecodeerd volgens het SSL-certificaat (‘Secure Sockets Layer’) voor websites.
14 Rechten van de betrokkene
Recht van toegang: u kunt informatie vragen over de doeleinden van de verwerking, de categorie van de desbetreffende persoonsgegevens, de categorieën van ontvangers die inzage in uw gegevens hebben, hebben gehad of zullen krijgen, de geplande bewaarduur, de herkomst van uw persoonsgegevens, voor zover de gegevens niet rechtstreeks bij u werden verzameld.
Recht op rectificatie: u kunt rectificatie vragen van onjuiste gegevens, dan wel de aanvulling van correcte gegevens.
Verwerkingsbeperking: u kunt vragen dat uw persoonsgegevens worden gewist, dan wel beperkt worden verwerkt op grond van de wettelijke voorschriften.
Recht op gegevensoverdraagbaarheid: u kunt vragen dat de persoonsgegevens die u hebt verstrekt in een gangbaar, machineleesbaar formaat aan u of aan een andere verwerkingsverantwoordelijke worden overgedragen.
Recht om een klacht in te dienen: hiertoe kunt u zich wenden tot de toezichthoudende instantie van uw gebruikelijke verblijfplaats of aan onze bevoegde toezichthoudende autoriteit.
Recht op bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen alle hier beschreven gegevensverwerking die wordt uitgevoerd op basis van ons rechtmatig belang (bijv. Artikel 6 (1) lit. f) AVG). Anders dan bij de gegevensverwerking, zoals beschreven onder het punt “Gegevensverwerking voor reclamedoeleinden en nieuwsbrieven”, zijn wij alleen verplicht het bezwaarschrift te aanvaarden als u redenen van doorslaggevend belang kunt noemen op basis van uw specifieke situatie.
Om uw rechten te doen gelden, kunt u contact opnemen met [email protected].