Im August 2022 beauftragte das britische Innenministerium Mercateo UK Ltd. damit, eine digitale B2B-Marktplatzlösung zur Optimierung seiner Beschaffung nach RM6202 (der sogenannten Tail Spend Solution) bereitzustellen.
Das britische Innenministeriums ist zuständig für die Bereiche Einwanderung, Sicherheit, Recht und Ordnung. Ihm sind die Polizei, Feuerwehr und der Rettungsdienst in England sowie die Einwanderungsbehörden und der Sicherheitsdienst MI5 in England und Wales unterstellt. Es kümmert sich ebenso um die Regierungspolitik in sicherheitsrelevanten Fragen wie Drogen- und Terrorismusbekämpfung und beschäftigt rund 35.000 Mitarbeitende.
Seit 2018 arbeitet das Commercial Team des britischen Innenministeriums daran, Produkte mit niedrigem Warenwert bei hohem Bestellvolumen über die Marktplatzlösung von Basware zu katalogisieren. Für etwa 75 % aller Transaktionen, die über die Plattform abgewickelt wurden, erwies sich dieser Ansatz als erfolgreich. Die verbleibenden 25 % der nicht-vertraglich geregelten und ausserhalb des Katalogs getätigten Einkäufe waren allerdings zeitaufwendig und kostspielig, sowohl für die Bedarfsanforderer als auch für die Buchhaltung.
Zeit für eine neue Lösung
Artikel mit geringem Warenwert (weniger als 10.000 Pfund) zu beschaffen, die nicht im regulären Katalog zu finden waren, war für das britische Innenministerium relativ aufwendig. Der hohe Zeitaufwand und die damit verbundenen Kosten für die Einrichtung neuer Lieferanten sowie fürs Prozessmanagement standen in keinem Verhältnis zum jeweiligen Bestellwert.
Um indirekte Bedarfe zu decken und Beschaffungsprozesse zu optimieren, entschied sich das Ministerium daher für eine integrierte, digitale Marktplatzlösung.
Das Ziel: geringere Beschaffungskosten, ein verbessertes Ausgabenmanagement, ein fundierter Auswahlprozess, eine grössere Lieferantenauswahl, weniger Zeit- und Arbeitsaufwand beim Vergleichen von Produkten, Lieferanten und Preisoptionen.
Mercateo überzeugt als benutzerfreundlichste Beschaffungslösung
Im Januar 2022 gab der Crown Commercial Service (CCS) sein RM6202-Konzept zur Regulierung hoher Ausgaben im öffentlichen Sektor bekannt. Auf dieses Problem war der CCS durch eine intensive Marktbeobachtung aufmerksam geworden.
Für den neuen Rahmenplan kamen zwei Anbieter infrage. Beide stellten ihre Lösungen dem britischen Innenministerium mit Demos vor. Mithilfe einer Datenanalyse war die kaufmännische Abteilung in der Lage herauszufinden, welcher Marktplatz die noch offenen Bedarfe des Innenministeriums am besten abdecken konnte.
Es folgten zusätzliche Tests mit internen Kunden und weiteren Stakeholdern, die regelmässig über Kataloge bestellten. Ihr Feedback zu den jeweiligen Lösungen wurde bei der Entscheidungsfindung einbezogen.
In einer Umfrage wurden die Teilnehmenden gefragt: „Wie einfach war es für Sie, den Katalog auf der Plattform zu nutzen?“ Die Antworten fielen durchweg positiv aus: „Einfacher und effizienter Service“, „Sehr gut, einfach zu bedienen, viele weitere Produkte können direkt bestellt werden“, „Gute Produktpalette“, „Ich finde es gut, dass ich viele wettbewerbsfähige Preise von mehreren Lieferanten einsehen kann“, „Spart Zeit, da wir keine Extra-Angebote einholen müssen, die meist viel teurer sind.“ 67 % der Befragten gaben an, alle gewünschten Produkte auf Mercateo gefunden zu haben.
Entsprechend fiel die Entscheidung auf Mercateo UK Ltd (Teil der Unite Network SE): Das Mercateo Procurement Portal kommt den Anforderungen des Innenministeriums am besten nach. Da der CCS-Rahmenplan Direktvergaben zulässt, vergab das britische Innenministerium im Juni 2022 einen Auftrag an Mercateo nach RM6202.
Umsetzung und Integration
Im August 2022 führte das britische Innenministerium als erste zentrale Regierungsbehörde unsere Lösung für seine 35.000 behördenübergreifende Nutzenden ein: Das Mercateo Procurement Portal von Unite wurde als digitale Marktplatzlösung in das interne Finanz- und Beschaffungssystem des britischen Innenministeriums, Oracle Fusion, integriert.
Damit konnten die Beschaffungs- und Self-Service-Prozesse im gesamten Innenministerium grundlegend verändert werden. Diese Änderung wurde über alle Kanäle des britischen Innenministeriums kommuniziert. Wie intuitiv das Mercateo Procurement Portal ist, zeigt die hohe Nutzerakzeptanz.
Alle finanziellen und kaufmännischen Beschaffungsentscheidungen bleiben nach wie vor beim Innenministerium, während Ressourcen freigesetzt und umfassende Daten für strategische Vertragsentscheidungen gesammelt werden können.
Mehrwert und Erkenntnisse
Es besteht ein klarer Bedarf, das öffentliche Beschaffungswesen umzugestalten und dafür zu sorgen, dass Einrichtungen und Behörden verantwortungsvoll, regelkonform und nachhaltig einkaufen. Wir müssen daran arbeiten, Steuergelder einzusparen und unseren Gemeinden einen sozialen und ökologischen Mehrwert zu bieten. Die Lösung von Mercateo ermöglicht einen fairen Wettbewerb und bietet kleinen, innovativen und vielfältigen Unternehmen die Möglichkeit, für unsere Beschaffungsteams und Endverbraucher sichtbar zu werden. Das fördert wiederum das regionale Wirtschaftswachstum im gesamten Vereinigten Königreich.
Sam Ulyatt, Chief Commercial Officer beim britischen Innenministerium
Das britische Innenministerium teilt seine Erfahrungen und Erkenntnisse nun auch mit anderen Ministerien, um sie bei ihren Beschaffungsprozessen und der Einführung der jeweiligen Lösung zu unterstützen.
Die Plattform von Mercateo sei „eine aufregende Chance zur Beschaffung geringwertiger Artikel über einen wettbewerbsfähigen integrierten Marktplatz“, mit dem die Kollegen „einfach Produkte bestellen können, die sie für ihre Arbeit brauchen“, so Ulyatt.
Stand März 2023 hat das britische Innenministerium über 1.200 Aufträge an 55 verschiedene Lieferanten vergeben. Davon sind 36 % KMUs mit einem Gesamtwert von über 700.000 Pfund. Das Ergebnis: Es wird mehr Geld für Katalog-Produkte im Vergleich zu Nicht-Katalog-Produkten ausgegeben, was wiederum zu einer effizienteren und kostengünstigeren Beschaffung von Produkten mit geringem Warenwert führt.
