En agosto de 2022, Unite fue elegida por la Administración pública británica para gestionar las compras de la cola de gasto a través del programa Tail Spend Solution RM6202.
El Ministerio del Interior (Home Office) del Gobierno del Reino Unido (HMG) se encarga de los asuntos de inmigración, seguridad ciudadana y seguridad nacional. Es responsable de la gestión de la policía, los bomberos y los servicios de rescate en Inglaterra, así como de los visados y del Servicio de Seguridad (MI5) en Inglaterra y Gales. También se ocupa de cuestiones relacionadas con las drogas y la lucha antiterrorista. En cuanto a cifras, este ministerio cuenta con unos 35.000 trabajadores.
Desde principios de 2018, el departamento Comercial del Ministerio del Interior comienza a catalogar las compras de escaso valor y gran volumen a través de la herramienta Basware. Esta medida dio sus frutos en parte, ya que aproximadamente el 75 % de las transacciones se realizaban través de esta plataforma. Sin embargo, el 25 % de compras restantes se efectuaban fuera de catálogo y sin la existencia de contratos marco. Este procedimiento seguía siendo lento y consumía muchos recursos para los departamentos internos.
Búsqueda de soluciones
El Ministerio del Interior estaba dedicando un tiempo y unos recursos muy valiosos a la compra de productos no catalogados de escaso valor (inferior a 10.000 £) y necesitaba encontrar una alternativa viable. El tiempo y los costes asociados al registro de proveedores y la gestión de procesos eran desproporcionados para el valor de las transacciones.
Para solucionar esta situación, el Ministerio del Interior decidió utilizar un marketplace digital para optimizar su cola de gasto (pedidos puntuales de productos de escaso valor) y conseguir una mayor eficiencia de costes y recursos en todos los procesos de compra de la organización.
Entre los principales objetivos de la digitalización de las compras indirectas estaba rebajar los costes de adquisición, mejorar la gestión del gasto, la toma de decisiones y la elección de proveedores, y reducir el tiempo y el esfuerzo dedicados a comparar productos, condiciones de entrega y precios.
Programa Tail Spend Solution RM6202
En enero de 2022, el Servicio Comercial de la Corona en Reino Unido (CCS, por sus siglas en inglés) puso en marcha el primer programa Tail Spend Solution (RM6202) para gestionar las compras de la cola de gasto de una forma eficaz.
Había dos candidatos finalistas y ambos presentaron sus soluciones al Ministerio del Interior. El departamento Comercial comparó cada una de las propuestas para ver qué marketplace se adaptaba mejor a las necesidades del departamento para cubrir las compras fuera de catálogo y sin contratos marco.
Además, se llevó a cabo un análisis interno con clientes y otros usuarios que compran con frecuencia a través de catálogos y se recogió su opinión en una encuesta para tomar la decisión definitiva.
En la encuesta, se preguntó a los participantes sobre su experiencia con el catálogo de la plataforma. Estas fueron algunas de las respuestas más destacadas: «Solución eficaz e intuitiva», «Muy buena, fácil de usar y con muchos artículos disponibles», «Amplia gama de productos», «Me encanta poder comparar precios de múltiples proveedores», «Ahorra tiempo al no tener que pedir presupuestos que suelen mucho más caros». Y el 67 % de los encuestados contestaron que habían encontrado todos los productos que buscaban.
Tras evaluar con detenimiento a ambos candidatos, el Ministerio del Interior eligió Unite como la mejor solución para satisfacer sus necesidades de compra a través de Mercateo, su marketplace. Y, en junio de 2022, adjudicó el contrato del programa RM6202 de forma oficial a Unite.
Implementación y primeros pasos
El Ministerio del Interior es el primer departamento del gobierno británico en implementar esta solución y ponerla a disposición de 35.000 usuarios en agosto de 2022. Mercateo, el marketplace de Unite, se ha implantado como una solución digital y se ha integrado en el sistema interno de finanzas y adquisiciones del Ministerio del Interior: Oracle Fusion.
La nueva solución ha supuesto un cambio fundamental para los procesos de compra de productos de escaso valor. Este cambio se comunicó a través de todos los canales del Ministerio del Interior. La rapidez con la que los usuarios adoptaron la solución demuestra que es sencilla e intuitiva.
Además, la supervisión financiera y comercial se mantiene a lo largo de todo el proceso de compra, se ahorran recursos, se conserva el control y se recopilan datos más precisos para tomar decisiones estratégicas en el futuro.
Aportar valor añadido y buenas prácticas
Es necesario transformar las compras en la Administración pública y garantizar que los organismos e instituciones compran de forma responsable y sostenible. Debemos trabajar para ahorrar dinero a los contribuyentes y aportar valor social y medioambiental a las comunidades a las que nos debemos.
La solución de Unite establece un marco de competencia leal y ofrece a numerosas empresas pequeñas e innovadoras la posibilidad de ser visibles para nuestros departamentos de Compras y usuarios finales, un factor crucial para impulsar el crecimiento económico regional en todo el Reino Unido.Sam Ulyatt, directora comercial del Ministerio del Interior de Reino Unido
El Ministerio del Interior está compartiendo ahora su experiencia con otros departamentos gubernamentales para optimizar sus propios procesos de compra e implantar la solución.
La solución de Unite brinda «una excelente oportunidad para revolucionar la forma en que compramos artículos de escaso valor a través de un marketplace integrado» y «permite a los compradores adquirir los artículos que necesitan para realizar su trabajo de forma sencilla», afirma Sam Ulyatt.
Hasta marzo de 2023, el Ministerio del Interior ha hecho más de 1.200 pedidos por un valor superior a 700.000 £ a 55 proveedores diferentes, de los cuales, el 36 % son pymes. Esto se traduce en un mayor volumen de gasto en compras a través de la plataforma, lo que fomenta unas adquisiciones de escaso valor más eficientes y rentables.
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