Ministerstwo Spraw Wewnętrznych: wdrażanie sukcesu

W sierpniu 2022 r. Ministerstwo Spraw Wewnętrznych rządu Wielkiej Brytanii wybrało Mercateo UK Ltd do zapewnienia cyfrowego rozwiązania marketplace B2B w celu ułatwienia zakupów pośrednich w ramach umowy RM6202.

Ministerstwo Spraw Wewnętrznych (MSW) to ministerialny departament rządu Jego Królewskiej Mości, odpowiedzialny za imigrację, bezpieczeństwo oraz prawo i porządek. Odpowiada za policję, straż pożarną i służby ratownicze w Anglii, wizy i imigrację oraz Służbę Bezpieczeństwa (MI5) w Anglii i Walii, a także za politykę rządu w kwestiach związanych z bezpieczeństwem, takich jak narkotyki i walka z terroryzmem. Ministerstwo zatrudnia około 35 000 osób.

Od początku 2018 r. zespół Ministerstwa Spraw Wewnętrznych pracuje nad katalogowaniem zakupów o niskiej wartości i dużym wolumenie za pomocą marketplace Basware. Działania okazały się skuteczne, ponieważ około 75% wszystkich transakcji pod względem wolumenu przechodzi przez platformę. Jednak pozostałe 25% niekatalogowych zakupów nieobjętych umowami wciąż pozostawało czasochłonne i kosztowne dla klienta wewnętrznego, działu finansowego i handlowego.

W poszukiwaniu rozwiązania

MSW poświęcało znaczne wysiłki i zasoby na zakup niekatalogowych przedmiotów o niskiej wartości (poniżej 10 tys. funtów). Czas oraz koszty poświęcane na wybór dostawców i zarządzanie procesami były nieproporcjonalne do wartości transakcji.

Stojąc przed tym problemem MSW określiło konieczność wprowadzenia rozwiązania takiego jak zintegrowany cyfrowy marketplace, który mógłby pomóc usprawnić wydatki końcowe (doraźne zakupy o niskim wolumenie).

Argumenty biznesowe przemawiające za cyfryzacją zamówień pośrednich Ministerstwa Spraw Wewnętrznych obejmowały obniżenie kosztów zakupu, lepsze zarządzanie wydatkami, świadome podejmowanie decyzji, wybór dostawców oraz zminimalizowanie czasu i nakładu poświęconego na porównywanie produktów, opcji dostawy i cen.

Korzystanie z Tail Spend Solution Framework (RM6202)

W styczniu 2022 r. Crown Commercial Service (CCS) uruchomiła „pierwszą w swoim rodzaju” umowę Tail Spend Solution (RM6202), aby zająć się zakupami pośrednimi w sektorze publicznym; znaczną luką podkreśloną przez CCS wywołaną rygorystycznym badaniem rynku.

Umowa ramowa określa dwóch dostawców. Ministerstwo Spraw Wewnętrznych otrzymało prezentację rozwiązania od obu. Zespół handlowy przeprowadził analizę danych, aby sprawdzić, który marketplace najlepiej pokrywa niekatalogowe, niezakontraktowane wydatki Ministerstwa.

Dalsze badania przeprowadzono z klientami wewnętrznymi i użytkownikami, którzy często korzystają z katalogów. Zebrano ich opinie na temat proponowanych rozwiązań w celu podjęcia świadomej decyzji.

W ankiecie uczestnicy zostali zapytani „Jak łatwo korzysta się z katalogu platformy?”. „Bardzo dobra, łatwa w użyciu, o wiele więcej produktów można zamówić bezpośrednio”, „Dobry asortyment produktów”, „Cieszę się, że mogę zobaczyć wiele konkurencyjnych cen od wielu dostawców”, „Oszczędza czas, ponieważ nie musimy uzyskiwać specjalnych ofert, które czasami są znacznie droższe”. 67% respondentów stwierdziło, że znalazło wszystkie produkty, których szukali.

Zdecydowano, że Mercateo UK Ltd (należący do Unite Network SE) zapewni najlepsze rozwiązanie spełniające wymagania Ministerstwa Spraw Wewnętrznych za pośrednictwem portalu Mercateo Procurement Portal. W czerwcu 2022 r., korzystając z umowy RM6202, MSW udzieliło Mercateo zamówienia w tym zakresie.

Wdrożenie i integracja

Ministerstwo Spraw Wewnętrznych jest pierwszym departamentem rządu centralnego, który wdrożył to rozwiązanie, uruchamiając je w sierpniu 2022 r. dla 35 000 użytkowników z różnych działów. Mercateo Procurement Portal został wdrożony jako cyfrowy marketplace zintegrowany z wewnętrznym systemem finansowym i zakupowym Ministerstwa Spraw Wewnętrznych – Oracle Fusion.

Nowe rozwiązanie wprowadziło fundamentalną zmianę w procesach zakupowych produktów o niskiej wartości i samodzielnej obsłudze użytkowników w całym Ministerstwie Spraw Wewnętrznych. O zmianie w organizacji poinformowano za pośrednictwem wszystkich dostępnych kanałów Ministerstwa, a wdrożenie rozwiązania dzięki inicjatywie użytkowników wyraźnie pokazuje, jak proste jest ono w użyciu.

Nadzór finansowy i handlowy w dalszym ciągu ma miejsce poprzez cały proces zakupu, jednocześnie uwalniając zasoby, zachowując kontrolę i gromadząc obszerniejsze dane dla przyszłych strategicznych decyzji kontraktowych.

Dostarczanie wartości i najlepszych praktyk

Istnieje wyraźna potrzeba przekształcenia zamówień publicznych i zagwarantowania, że organizacje i agencje dokonują zakupów w sposób odpowiedzialny, zgodny z przepisami i zrównoważony. Musimy pracować tak, by zaoszczędzić pieniądze podatników i zapewnić wartość społeczną i środowiskową społecznościom, którym służymy. Rozwiązanie Mercateo oferuje uczciwą konkurencję i otworzy możliwości dla małych, innowacyjnych i różnorodnych firm, aby stały się widoczne dla naszych zespołów zakupowych i użytkowników końcowych, co ma kluczowe znaczenie dla wspierania regionalnego wzrostu gospodarczego w całej Wielkiej Brytanii.

Sam Ulyatt, Dyrektor ds. handlowych w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych

Ministerstwo Spraw Wewnętrznych dzieli się obecnie najlepszymi praktykami i wyciągniętymi wnioskami z innymi departamentami rządowymi, aby wesprzeć ich własne procesy zamówień i późniejsze wdrożenie rozwiązania.

Platforma Mercateo jest „ekscytującą okazją do zrewolucjonizowania sposobu, w jaki kupujemy przedmioty o niskiej wartości za pośrednictwem konkurencyjnego zintegrowanego marketplace'u” i „pozwoli pracownikom po prostu kupować towary, których potrzebują, aby skutecznie wykonywać swoją pracę”, mówi Sam Ulyatt.

Do chwili obecnej (marzec 2023 r.) Ministerstwo Spraw Wewnętrznych złożyło ponad 1200 zamówień u 55 różnych dostawców, z których 36% to MŚP, o łącznej wartości ponad 700 000 GBP. Przekłada się to na zwiększony wolumen wydatków katalogowych w porównaniu z wydatkami niekatalogowymi, co napędza bardziej wydajne i opłacalne pozyskiwanie towarów o niskiej wartości.