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Cómo una empresa energética simplifica sus compras a través de una interfaz API

Al conectar Unite con su plataforma de e-Procurement, DIG; el grupo STEAG ha optimizado la cola de gasto para la compra de artículos industriales y componentes electrónicos. Tras la división interna en dos áreas de negocio independientes, STEAG ha actualizado sus procesos de compra. En la actualidad, la empresa utiliza dos soluciones diferentes.

Edificio de varias alturas en forma de ele que alberga la sede central de la empresa de energía STEAG
Unite Single Creditor Focus

Retos para STEAG

  • Homogeneizar los procesos de aprobación de compras en todas las sedes de la empresa
  • Aumentar la oferta de productos disponibles sin utilizar una conexión punch-out
  • Disminuir el número de emisores de facturas
  • Reducir las compras aleatorias, improvisadas y puntuales (maverick buying)
  • Asignar autorizaciones específicas por usuario
  • Reducir los costes de proceso

Durante los últimos 85 años, el grupo STEAG se ha consolidado en el mercado alemán como uno de los proveedores de electricidad más importantes. Las principales centrales eléctricas de la empresa se encuentran a orillas de los ríos Rin y Ruhr, en las regiones del Sarre y Sajonia-Anhalt. Además, cuenta con más de 400 instalaciones de generación distribuida.

STEAG ofrece un servicio completo y eficiente para el suministro de energía y electricidad: desde la planificación y el desarrollo hasta la gestión y venta de plantas energéticas. Con la reciente división del grupo en dos áreas de negocio diferenciadas, Iqony y STEAG Power, su estrategia se encuentra en un punto de inflexión. Así lo expresa Jörg Zöhler, jefe de Compras Indirectas, Gestión de Materiales y Procesos: «Ha supuesto un gran cambio en nuestra forma de comprar online». 

Un operario de planta revisa y ajusta los valores de una máquina
STEAG construye y gestiona centrales eléctricas, parques eólicos y fotovoltaicos

Implementación conforme al calendario previsto 

De octubre a diciembre de 2022, el equipo de DIG replicó el sistema de compras. Como explica Klaus Merfeld, responsable de Procesos y Actividades de Compra en STEAG: «Copiamos la base de datos al completo y recreamos su mapeo». De este modo, los pedidos se asignan ahora al departamento adecuado con mayor facilidad. «Se trata de un paso adelante, porque hay varias personas que intervienen en los flujos de aprobación y el proceso se ha unificado para todas las sedes». Jörg Zöhler, también destaca que este cambio se ha llevado a cabo en un plazo muy corto gracias a la excelente colaboración entre DIG y Unite. 

La API de Unite destaca por su usabilidad 

La empresa está satisfecha con su elección: «Queríamos evitar una conexión punch-out y garantizar, al mismo tiempo, el acceso a los productos a través de Power Order Shop, la plataforma personalizada de e-Procurement que utilizamos en DIG». La interfaz API de Unite es, por tanto, la solución ideal, ya que ofrece a la plantilla un acceso sencillo y directo a los catálogos externos, y permite un intercambio de datos rápido y eficaz: «Es posible modificar los pedidos sin salir de la plataforma y acceder a la oferta de Unite en tan solo unos clics».

El grupo STEAG valora positivamente no solo la posibilidad de integrar Unite en su plataforma, sino también el modelo Single Creditor: «Disponer de una persona de contacto en Unite, la reducción de la carga administrativa y la posibilidad de crear vistas personalizadas fueron elementos claves para decidirnos». Klaus confirma que este último punto es crucial debido a la estructura organizativa de STEAG: «Los productos informáticos y de seguridad laboral deben cumplir unos requisitos concretos, que no permitían su compra a través de Unite». Sin embargo, la colaboración entre DIG y Unite lo ha hecho posible. 

Cola de gasto simplificada 

La digitalización de los procesos de compra ha demostrado una vez más ser un valor añadido en un contexto de crecientes dificultades para el sector energético, derivadas de la guerra de Ucrania. «Hemos reducido el número de pedidos de texto libre, simplificando así el trabajo de todo el equipo», comenta Zöhler, y añade: «De ahora en adelante, queremos explorar el potencial de las BusinessShops de Unite, en particular de los catálogos personalizados y los precios negociados. En la actualidad, contamos con unos 40 catálogos en nuestra plataforma de compras, pero realizamos la mayor parte de las compras indirectas a través de Unite». 

Sobre STEAG

  • Sector: Energía
  • Fundación: 1937 en Essen (Alemania)
  • Número total de trabajadores: 5.754
  • Usuarios del sistema de e-Procurement DIG: más de 600
  • Volumen de compras a través del sistema de e-Procurement (2022): 12,3 millones de euros
  • Número de pedidos a través del sistema de e-Procurement (2022): 46.953

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